仕事の効率化を大幅にアップする6つの方法

他国と比べると、日本は労働生産性と呼ばれる仕事の効率性が悪く、それが長時間労働につながり、社会人のストレスを溜める原因になっていると言われています。仕事の効率化によって業務量を縮約することができ、長時間労働を避けることができるのです。それでは仕事を効率化させるためにはどうすればいいでしょうか。


仕事の効率を上げる6つの方法

仕事の効率を上げる6つの方法

(1)プロセスではなく目標に着目する

仕事の効率を上げる方法の一つとして有効に働くのが、「目標に対するプロセスの見直し」です。

例えば「顧客を新規で50人増やす」という目標があったとします。この場合、多くの企業のこれまでのやり方は「飛び込み営業をする」「大掛かりなキャンペーンやイベントを行う」「テレビコマーシャルや新聞広告を出す」「テレアポを行う」などが主軸になっていました。しかし、もしそれらのやり方が目標(=新規顧客を増やす)に対してそれほど有効に働いていない場合、そのやり方を抜本的に見直す必要があります。

ここで、目標の「顧客を新規で50人増やす」だけに注目して、新しい方法を考えようとすると、例えば「インターネット広告を出す」「SNSを活用する」「その商品を必要としていそうな顧客をあぶり出し、集中的に宣伝する」などという方法が考えられるかもしれません。基本的な姿勢としては「目標達成のための最短ルートはどのようなものか」を見直すことが大切です。

(2)TO DOリストを作る

煩雑な多くの業務に取り組む際、すぐに仕事に手をつけるのではなく、まずは業務の可視化をすることが大事です。作業内容と納期を書き出し、優先順位をつけることで要領よく仕事を進めることができるのです。優先順位の決め方は次の4つの項目があります。

優先順位の決め方
(1)重要かつ、緊急性の高い仕事
(2)重要だが、緊急性が高くない仕事
(3)重要ではないが、緊急性が高い仕事
(4)重要でも緊急でもない仕事

仕事ができる人は、(2)→(1)→(3)→(4)の順番でタスクに取り掛かります。一見すると「(1)重要かつ、緊急性の高い仕事」を先に取り掛かるべきだと思うのですが、これには理由があります。「(2)重要だが、緊急性が高くない仕事」を先に終わらせることで「(1)重要かつ、緊急性の高い仕事」が発生しにくくなり、また時間的な余裕を持って取り組むことができるためです。

自らの抱えるタスクを見える化し、優先順位をつけることによってそれぞれの納期を厳守して仕事を進めることができます。仕事が遅い人は、今やらないでもいいタスクを熱心にやろうとしがち。仕事の効率化の基本は、業務の棚卸から始まるということです。

(3)PDCAサイクルを活用する

仕事の効率化は一度の挑戦のみで達成されることは珍しく、何度も失敗しながらその方法の妥当性を検討していき洗練させていくという方法があります。PDCAサイクルとはPlan-Do-Check-Actionの頭文字を取ったもので、計画・実行・評価・改善を繰り返すことで業務を改善・効率化させていく方法です。このPDCAサイクルと関連するところで数学者のG. ポリアによって提案された問題解決の方法を以下に記述しておきます。

いかにして問題をとくか
第一に:君は問題を理解せねばならない
第二に:与件と未知数の間に関連を見いだせ
直接の関連が見いだせないなら、補助問題を考えざるをえまい
とにかく解決の計画を立てるべきだ
第三に:君のプランを実行せよ
第四に:得られた解を検討せよ
さらなる細分化として戦略が挙げられる
もし提出問題を解くことができないなら、適当な関連問題を探せ
後戻りに進め・前向きに進め
条件を狭くせよ・条件を広くせよ
反例を探せ・推測しテストせよ・分割して攻略せよ・考え方を変更せよ
引用:『いかにして問題を解くか』

PDCAサイクルの過程で仕事の効率化が難しく行き詰まった場合には「条件を変えてみる」「問題を分割して個別に対処する」「考え方やアングルを変える」などという選択も考えられるでしょう。

(4)苦手な業務や嫌な作業を先に終わらせる

苦手な性格のクライアントとのやり取り、クレーム対応など、誰しも苦手な業務はもちろん、時間が掛かって面倒な作業はやりたくないという思いからつい先延ばしにしてしまいがちです。

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