効率的に仕事を進める改善方法と優先順位のつけ方

効率的に仕事を進める改善方法と優先順位のつけ方
  • 他の人は定時に帰宅しているのに、自分だけ毎日遅くまで残業している
  • 仕事が遅いといつも上司から注意をされる
  • 業務量が多く、締め切りに追われる日々から抜け出したい

仕事の進め方が非効率だと生産性が悪くなり、業務時間内に仕事が終わらないために無駄な残業が発生したり、上司からの評価を落としたりと何もいいことはありません。ここでは、デキるビジネスマンが実践している「仕事を効率的に進める方法」をお伝えします。仕事を早く終わらせたい人、社内の評価を上げたい人はぜひご覧ください。

仕事が非効率な人に共通する3つの特徴

効率的な仕事の進め方を知るためには、まずは仕事が遅くなりがちな人の特徴を確認しておきましょう。あなたに該当する項目がないか、チェックしてみてくださいね。

1.目の前の仕事から取り組もうとする

上司に指示された仕事をなにも考えずにすぐに取り組んだり、思いつきで今やる業務を選んでいたりする人は、仕事を非効率に進めている可能性大です。目の前にある仕事から片づける習慣があると、急務が入ったときにスケジュールがめちゃくちゃになったり、タイトなスケジュールの仕事が埋もれてしまう恐れがあります。その結果、締め切りに間に合わせるために残業をする必要が出てくるでしょう。

また、締切日に間に合わず、提出期日の延期をお願いする場合、上司や取引先へお詫びの電話をし、スケジュールの再調整を願い出なければなりません。これらは締め切りまでに仕事を納めていれば生じることのない「無駄なタスク」です。目の前にあることから漫然と手をつけていくと、余計な仕事が増えてしまうこともあるでしょう。

2.メールや電話で今やっている仕事を中断する

多くのビジネスマンは出社後、朝一番にメールをチェックします。ここで仕事を非効率に進めがちな人は、相手から質問や依頼のあったメールをとにかく返信しようとします。迅速なメール対応は良い心がけですが、朝一でやらなければならないのはその日に取り組む業務を整理すること。

メールの返信対応をしていたために、午前中に提出しないといけない業務に割り当てる時間を削ってしまってはいませんか?そのメールは朝一の返信ではなく、その日中に回答すればよいのではありませんか?

ひとつのメール返信への仕事量は小さくても、多くのメール対応をすることにより多くの時間が浪費されてしまいます。優先順位を考えて行動する習慣を身につけましょう。

また、上司や取引先から電話で仕事の指示を受けたときも同様です。電話で依頼されたからといって今取り組んでいる作業を放り出し、電話の対応に取りかかってしまうのも仕事が散らかってしまうので効率的とはいえません。

3.自分が決めた順序やスケジュールを変更しない

「自分で立てたスケジュールやルールは絶対!決めたことはひるがえさない!」という決意自体は大切なこと。ですが、仕事は一人でできるものではなく、チームや上司、取引先など、さまざまな人の都合で動いていきます。

ペースに遅れが生じたり、スケジュールに変更があった時に、最初に定めた計画を無理に押し通そうとするのは周囲に迷惑をかけてしまうことはもちろん、リスクでもあります。予定は詰め込み過ぎることなくある程度の余裕を持ち、柔軟な対応をした方が仕事がスムーズにいくケースもたくさんあります。

効率的な仕事の進め方の3つのステップ

効率的な仕事の進め方の3つのステップ

では、これまでの非効率的な人の特徴をふまえつつ、効率的な仕事の進め方について考えてみましょう。

ステップ1.TO DOリストを作成する

まずは依頼されている仕事を業務別に整理することから始めます。メモ用紙にあなたがやらなければならない仕事と期日について、以下を参考に箇条書きでリストアップしましょう。

  • メール返信対応3件
    1:株式会社〇〇 質問への回答 本日中
    2:株式会社△△ 質問への回答 午前中
    3:〇〇課長 進捗報告 本日中
  • 〇〇プロジェクトのプレゼン資料の作成
    1:プレゼン資料作成のための材料集め 本日中
    2:構成作成 〇月〇日
    3:プレゼン資料完成 〇月〇日
    4:〇〇課長のチェック 〇月〇日
    5:修正のための予備日 〇月〇日
  • 会議資料の作成
    1:原案の打ち合わせ 〇月〇日
    2:会議資料の作成→完成 〇月〇日
    3:〇〇部長の確認 〇月〇日
    4:修正のための予備日 〇月〇日

業務にステップがある場合は、上記のようにできる限り細かく書いておくことが大切です。TO DOリストを作成して自身の業務が棚卸しできている状態になりました。これで、いつまでに何をやるべきか「見える化」できたといえます。効率化を図るための最初のステップのため、面倒でも必ずこの作業を行いましょう。

ステップ2.タスクの優先順位を決める

次に行うべきは「優先順位」を決めること。急ぎの仕事、急ぎではないけれど重要なプロジェクト、慣れているタスクで短時間のうちにこなせると分かっている仕事など、会社でおこなう業務にはさまざまな重要度のものがあるかと思います。これらを漫然と処理するのではなく、優先順位が高い、低い、取り組む量が多い、少ない、慣れているか、不慣れか、など自分の頭のなかでカテゴライズしておくと、一つ一つスムーズに処理することができます。

  • メール返信対応3件
    1:株式会社〇〇 質問への回答 本日中【重要度:中、緊急性:中、仕事量:小】
    2:株式会社△△ 質問への回答 午前中【重要度:大、緊急性:高、仕事量:小】
    3:〇〇課長 進捗報告 本日中【重要度:小、緊急性:中、仕事量:小】
  • 〇〇プロジェクトのプレゼン資料の作成
    1:資料作成のための材料集め 本日中【重要度:中、緊急性:小、仕事量:大】
    2:構成作成 〇月〇日
    3:プレゼン資料完成 〇月〇日
    4:〇〇課長のチェック 〇月〇日
    5:修正のための予備日 〇月〇日
  • 会議資料の作成
    1:原案の打ち合わせの準備 〇月〇日【重要度:大、緊急性:高、仕事量:中】
    2:会議資料の作成→完成 〇月〇日
    3:〇〇部長の確認 〇月〇日
    4:修正のための予備日 〇月〇日

上記を見れば、今やるべき仕事が一目瞭然になりました。まずは重要度が高く、緊急性も高い「2:株式会社△△ 質問への回答」、次に「原案の打ち合わせの準備」です。

仕事が遅い人の多くはまずメールの返信対応をし、プレゼン資料の材料集めをやったりしてしまいがち。効率よく進めるには優先順位をつけることが大切なのです。

ステップ3.類似の作業ごとにまとめて効率化

TO DOリストにまとめると、別々の仕事であっても、それぞれ電話確認が必要だったり、エクセルやパワーポイントを使う作業があったり、打ち合わせが必要だったりなど、各業務に共通する作業が出てくることもあるでしょう。打ち合わせの相手が同じ人の場合、数件まとめてこなせればオフィスや出先を何度も行ったり来たりするコストを省くことができます。他の部署に相談が必要な案件も、まとめて連絡することで、無駄な行き来や確認を大幅にカットできます。

それぞれのスケジュールや相手の都合など、自分本位に動けないことも多いかもしれません。できる範囲内でなるべくコンパクトに、ミニマムに動くことが効率的な仕事の進め方といえます。

仕事を進める上で注意すべきポイント

1.個人プレーに走らない

効率ばかりを追求すると、時に個人プレーに走ってしまうことがあります。企業において、プロジェクトチーム内や部署内部での連携をとることは必須。人と人とが関わり合ってはじめて大きな仕事を成し遂げられるということを忘れず、くれぐれも自分の都合だけを押しつけないようにしましょう。

また、反対に、自分の都合だけを押しつけてくる相手と仕事をする時は、相手のペースにのまれないよう、よく注意しておきましょう。

2.詰め込みすぎない

自分のポテンシャルを信じることは良いことですが、能力の限界まで追い込むことはかえって非効率的。キャパシティに余裕があった方が、突発的な出来事や無理な要求にも応えられます。スケジュールを組む時には、限界ギリギリではなく、予備日などを設けて無理のないスケジュールにしましょう。特に、締め切りのある仕事はタイトなスケジュールで遅れるよりも、むりのないスケジュールにして期日前に仕上げる方が上司や取引先の印象も良くなります。反対にいくら頑張っても残業続きの上、納期にも遅れてしまった、となれば社内での評価も下がり、得たのは疲労だけというまさに骨折り損のくたびれ儲け。一つ一つの締め切りを遵守することは、周りの信頼を得ることでもあります。

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