営業の交通費精算を簡単に終わらせる方法

組織の中には様々な業務がそれぞれの部署によって行われています。例えば営業部であれば営業活動を行うことが業務の中心となりますが、その活動の中で交通費などが発生し、それらの処理を、経理部を通して清算することも営業マンの業務の1つでもあります。

しかしこの交通費の清算に関しては、営業マンからの申請に不備があったり、それが元になって申請書類を差戻したりと、経理部、営業部双方に手間のかかる業務となるケースも少なくありません。経理部には経理部の言い分があり、営業部には営業部の言い分があり、双方が納得いく形で簡単に終わらせることが出来れば理想的です。そこでここは交通費清算を簡単に終わらせる方法について考えてみたいと思います。


不正や間違いが多くの手間を生む

営業の交通費清算が、一般的に面倒な業務だと煙たがられる背景には「不正」や「間違い」などが多くあることが原因として挙げられます。

まず必要以上の交通費を経費として計上しようとする不正を行う営業マンがいることは経理部にとっては頭が痛いことでもありますが、意図的に不正を行う他にも単純に金額の間違いだったりすることも多く、それらを遡ってチェックすることは経理、営業双方にとって大きな労力となります。間違いを見つければそれを差し戻し、再び確認して、などの業務フローがこうした業務の煩雑化を招きます。こうした背景から営業、経理双方にとって手間や労力のかかる業務となっており、これらを簡単に終わらせることを考えることは組織においても生産性をあげる大きな要因ともなっていきます。


システムの導入で手間や労力を軽減

業務の負担の軽減や効率化を図る上で検討したいのは、システムの導入です。最近では交通費の清算・申請業務などを効率化出来るシステムやソフトなどが多く開発されており、それらを導入することで経理業務の負担の軽減を実現することが出来ます。

例えばICカードなどから利用した路線や区間、金額などを自動でデータとして取り組むことが出来る機能のあるシステムなどを利用することでいちいち手入力などで行っていた作業などを自動化することが出来ます。こうしたシステムの導入は経理側のメリットが大きいのはもちろん、特にこうした業務が面倒になってしまう営業側にとって大きなメリットになります。

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