転勤の挨拶で取引先に伺うときの訪問アポの取り方とマナーまとめ

転勤の挨拶で取引先に伺うときの訪問アポの取り方とマナーまとめ

人事異動が正式に発表されて転勤が決まった際に、取引先に対して転勤の挨拶をメールでお知らせすることは一般的になりました。それでも取引先を訪問する習慣は残っています。ここでは転勤の挨拶で客先に伺うときの訪問マナーについてお伝えします。

転勤の挨拶は慎重に進めよう

転勤の挨拶は単なる引継ぎで済ませてはいけません。きっとあなたが異動することで「御社との付き合いをやめる」と言い出す取引先もいるでしょうし、転勤の挨拶をすべき先を見誤って「電話だけで挨拶を終わらせるのは失礼だ!」とクレームになるケースもあるかもしれません。

「転勤するのだから後のことは知らない」というスタンスではあとで痛い目にあいます。お世話になった方々への最後の挨拶はしっかり行いましょう。

顧客属性によって訪問・電話・メール・手紙を駆使しよう

転勤が決まると、次の担当者への引継ぎ作業を行いますが、通常、引継ぎ期間は長くても一週間ほどしかありません。できればお世話になった全てのお客様に会って感謝の気持ちを伝えたいものですが、限られた時間のなかで挨拶を済まさないといけないため、取引先を選別する必要があります。

その方法は会社の方針によって異なりますが、一般的には以下の考え方で区別します。

  • 訪問して転勤の挨拶をする取引先:取引額が大きい顧客、取引歴の長い顧客、クレームの多い顧客
  • 電話で転勤の挨拶を済ませる取引先:訪問の必要性がある顧客以外の顧客
  • メールで転勤の挨拶を終わらせる取引先:電話しても留守の顧客

メールで転勤の挨拶をする前に、少なくとも2度は時間帯を変えて電話をかけましょう。注意したいのは、親しい間柄の取引先です。取引額は少ないものの、お世話になった気持ちが強い取引先には、転勤する営業マンとしても異動する前、最後に挨拶したいと思うはず。しかし、時間が限られている中、営業マンの個人的な感情に次の担当者を巻き込むのは好ましくありません。

転勤の挨拶は電話で済ませ、直筆の手紙を送ることで完結しましょう。もちろん、次の担当者に断りを入れたうえで業務時間外に挨拶をしにくのは構いません。

転勤の挨拶で訪問するときのアポイントの取り方

1.取引先のエリアが広範囲のときはエリアごとに分ける

例えばあなたの営業エリアが関東全域に広がっている場合、まずは訪問場所を地図にチェックを入れて、ひとつの県単位でまとめてアポイントを取得しましょう。何も考えずにアポを取得してしまうと訪問しきれなくなります。

2.訪問時間は猶予をもらう

転勤の挨拶での訪問は、一日に設定するアポイントの件数が非常に多くなります。それぞれの取引先に対してきっちり訪問時間を設定してしまうと、約束の時間に遅れたり、空いた時間ができたりしてしまいます。

アポを入れるときは例えば「13時~16時の間にお伺いしてもよろしいでしょうか」などと伝えましょう。そのあとで「こちらの都合で申し訳ないのですが、その日に8件訪問しないといけないので、宜しくお願いします」と事情を述べ、承諾していただきましょう。

訪問件数を最大限に伸ばしたいときはアポなし訪問

一般的なビジネスマナーとして、取引先などの他社を訪問する際は、事前にアポを取るのが基本です。相手にとっても急に訪問されては商談の進めようがないからです。ただ、訪問件数を重視するときの転勤の挨拶については、例外的にアポを取らずに飛び込みで訪問する方法もあります。

これは、主要な取引先一社にはアポを入れて訪問し、その周辺の取引先にはアポなし訪問するというやり方。

これは相手側、自分側の双方に都合のいい理由があります。相手側にとって都合がいいのは、転勤の挨拶を受けるためだけに時間を拘束されなくて済むことです。

訪問時は「ご都合よろしければ、ご挨拶したいのでお願いします」と伝え、アポなしで訪問して担当者を呼んでもらいます。このときは突然訪問したわけですから、場合によっては、受付で長く待たされる場合もあるでしょうし、会議中や外出中で会えない可能性もあります。

無事に担当者と会うことができたら、「この度、転勤することになりました。これまで格別のご高配を賜り誠にありがとうございました」と挨拶すればOKです。わざわざ会いに来て挨拶してくれたことに、きっと喜んでくれることでしょう。

もし不在の場合は、名刺にメッセージを書き、受付に渡してもらうように頼めばいいです。この場合でもわざわざ来てくれたことを知って、嬉しく思ってくれるはずです。

次に、アポなし訪問が自分側にとって都合がいいのは、たくさん回れるから。どの企業も取引先の担当者はかなりの数。いちいちアポを取っていたら、アポ取りだけで半日費やしてしまいます。ここは、できるだけ多くの人に挨拶できるよう動き回る方がよいでしょう。

さいごに

日本人はビジネスをするとき、会社の経歴や商品だけで取引するか判断するのではなく、担当者との相性も非常に大切にします。転勤の挨拶は単なる引継ぎの場ではなく、お世話になった相手に対して感謝の気持ちを伝える大事な場です。安心して転勤先に異動できるよう、お世話になった人にはしっかりお礼を伝えてくださいね。

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