営業マンが退職するときに円滑な引き継ぎをするポイント3つ

営業マンが退職するとき、営業マンが抱えている進行中の商談や見込み客、既存客等々、引き継がなければならない事項は多々あります。退職事由はともかく、いい加減な引継ぎを行ってしまえば退職する会社だけでなく、営業マンとして皆さんを育ててくれた大切なお客様にも多大な迷惑をかけてしまうことになりかねません。営業マンは去る会社のためだけでなく、お客様のためにもしっかりと引き継ぎを行うことが大切です。そこで今回は営業マンが自分の業務の引き継ぎを行う場合に、スムーズに行うためのポイントを紹介することに致します。


①引き継ぎのスケジュールを必ず確立する

引き継ぎ営業マンがスムーズに引き継ぎを行うために最も大切なことだと言ってよいのが、引継ぎ項目を漏れなく丁寧に整理した上で、できるだけ無理のないスケジュールを確立することです。退職まで仮に2ヶ月~3ヶ月程度あったとしてもそれらの期間は現職の社員でもありますから、業務を行いながら引継ぎ準備と引き継ぎを行う必要があります。

普段以上に大変で忙しくなりますので、スケジュールを立てずにスムーズな引き継ぎを行うことなど不可能だと言えます。ではスケジュールを作成する上でのポイントですが、それは二つあります。

一つは「引き継ぎを終える日を仮設定すること」、二点目は「引き継ぎ項目」です。もし退職日が明確に確定してない場合なら、退職が早まったとしてもこの日であろうと思われる日を仮の退職日として位置付けた上で、その日より少なくとも5日前には引き継ぎを終わらせるという条件で「引き継ぎ終了日」を設定することです。つまり5日以上の予備日を見込んだ上で引き継ぎスケジュールを確立すれば、多少スケジュールどおりにゆかない事態が生じても対応が可能となるからです。


②「引き継ぎ項目」の整理と作業時間の想定等が必要

スケジュール次に、二点目のポイントなる「引き継ぎ項目」について説明します。スケジュールを立てるといってもただ暦上に「引き継ぎ期間」と線を入れるだけでは意味がありません。必要となる引き継ぎ事項としてまず何があるのか、それらを引き継ぐには引き継ぎの準備も含めて、どのような作業が必要になるか、またそれら作業を行うには大よそどの程度の時間が必要か、目安を立てておく必要があります。

この「引き継ぎ項目」は会社によっても、更には営業マンの個々の状況によっても異なってきますので一概にこれだけ、もしくはこうだとは断定できませんが、共通的な要素として大きく「情報」と「直接対応」という二つの着眼点から必要な項目を整理すると整理しやすくなります。

例:「情報」
・既存顧客のリスト
・見込み客のリスト
・商談進行中の顧客リスト
・上記の商談状況や顧客の癖や性格、好み、気をつけるべきこと
・クレームまたはトラブルの有無と内容
・その他営業活動で協力してくれる人物や企業に関する情報等

例:「直接対応」
・直接訪問して担当が変わることを伝える必要がある顧客
・直接訪問しての挨拶が必要となる取引先や関係者
・引き継ぎ者と同伴での挨拶や訪問による説明等が必要な顧客や取引先

こうした二つの視点で引き継ぎ項目を整理することは一つの方法ですが、引き継ぎ項目の洗い出しを終えたらそれでお終いではなく、繰り返しとなりますがそれらにどの程度の作業時間が見込まれるかについてもスケジュールを考える上で大切なことです。

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