上司に電話をかけるときに押さえておくべきビジネスマナー

上司に電話をかけるときに押さえておくべきビジネスマナー

社会人になると知らないでは済まされないビジネスマナー。普段何気なくかけている電話においても押さえておくべきビジネスマナーがあります。特に上司に電話をかける際には、知っておくべきマナーがあり、知らずに何気なく電話をかけていたりすることでマナー知らずな人間だと思われているかもしれません。マナーを知らない人間だと評価を下げてしまうことの無いように、これらのビジネスマナーはしっかりと押さえておきましょう。


電話をかける前の準備が大切

まず大事なのは「電話をかけるまえの事前準備」です。どんな要件なのか、何を伝える電話なのか、まずは自分の中で要件を整理した上で電話をかけるようにしましょう。電話をかけるということは、上司の時間と手間を取ることでもあります。いざ電話をかけたものの、頭の中で要件が整理されておらず、何を言っているのかわからないと思われないように、まずはしっかりと整理した上で電話をかけるようにしましょう。電話におけるビジネスマナーは、実際に話す内容やかけるタイミングなどを気にかける人が多いのですが、かける前の準備も非常に大切です。


挨拶と言葉遣いに十分注意すること

上司への電話において、第一声はまず挨拶からになると思いますが、ここでは正しい言葉遣いで正しい挨拶を行うようにしましょう。例えば一口に上司と言っても、直属の上司や、部署の違う上司、など様々な関係性が考えられます。そうした関係性などもしっかりと考えた上で、どのような挨拶が適切かに注意することが大切です。

正しい挨拶、正しい言葉遣いは社会人としての最低限のビジネスマナーだと言えます。電話口となるとどうしてもこうした意識が低くなることも多く、正しい挨拶が出来ないことが自信の評価を下げてしまうことにも繋がりかねません。特に普段接点の少ない上司への電話などであれば、それは数少ない評価の場ともなり得ます。不必要にマイナスな印象を与えることの無いよう十分に注意するようにしましょう。


時間帯は十分気をつける

同僚などへの電話でもそうかもしれませんが、上司への電話においてはかける時間帯などにも十分気をつけましょう。やはり遅い時間帯での電話は基本的に避けたいところで、内容によって今すぐかけるべきことなのかを判断するようにしましょう。もちろん内容次第では遅い時間帯であっても電話をかけなければいけない場面があるはずです。そうした場合においては、まず遅い時間に電話をかけてしまったことをお詫びし、要件は簡潔に伝えるようにしましょう。

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