担当者が休みの際の正しい電話対応マナー


休みの理由は詳しく伝える必要はない

担当者が身内の不幸や病気療養などで、数日休んでいるときは、相手に対してその理由を直接伝えることはせず、ぼかした言い方をした方が良いでしょう。たとえば身内に不幸があって数日休んでいる場合は、「○○は出張で数日不在ですが、お急ぎでしたら○○から連絡させていただきますが…」などと言い換えた方が相手に余計な気遣いをさせずに済みます。休みの理由はプライベートに関わってくることが多いため、はっきりさせてしまうと担当者自身に迷惑がかかるばかりか、相手の方にも迷惑がかかってしまうこともあります。

担当者が不在の時はこのような対応をすると、相手にも、担当者にも適切に対応できるでしょう。しかし、会社によっては休みということを相手に伝えたくないため、「不在です」と言うように教育をしているところもあるため、その場合は会社の規則に合わせた方が良いです。担当者が不在であっても、相手のことを気遣って、要件や担当への連絡の必要性などをきちんと聞き、それを担当者に伝えることを忘れないようにすることが大切です。

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