担当者が休みの際の正しい電話対応マナー

「会社の電話が鳴り、受け答えをしたところ、今日は不在の上司への電話であった」、こんな時はどのように対応すると良いのでしょうか。普通に休んでいるということを直接伝えた方が良いのか、休みの理由まで伝えるべきなのか、それに加えて、相手がすぐに担当者と連絡を取りたいのかなど、気にするポイントが実に多くあります。こんな電話がかかってきたときにしっかり対応できるよう、担当者が不在だった場合の正しい対処法やマナーについて紹介をしていきます。


相手に休みということを伝えても大丈夫

電話外交担当者が休みであった場合、その旨を相手に伝える方がわかりやすくて良いでしょう。このときに注意が必要なのは、「お休み」という言葉を使わないことです。会社の方に電話を引き継ぐ場合は名字で呼び捨てすることは常識といって良いでしょうが、その人にかかる言葉に関しても丁寧語や尊敬語は使用しないことがマナーです。

そのため、「○○は本日休みをとっております」のように伝えるとよいでしょう。またこの際に、相手はすぐに連絡を取りたい場合もあるため、要件や担当者に直接連絡をさせるかどうかを確認することが大切です。さらに、丁寧な対応をする場合は、担当者がいつごろ出社してくるのかなども合わせて伝えるとわかりやすくなります。

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