電話で相手の声が聞き取りづらい時の対処法

電話で相手の声が聞き取りづらい時、皆さんはどのように対処されていますか。同僚や友人の場合はともかく、相手が目上の方やお客様といった場合には電話マナー上気をつけなければならないことがいくつかあります。では相手の声が聞き取りづらい場合、マナー上どのようなことに留意して対処すればよいのか、さっそく御紹介することにしましょう。


①「もしもし」多用はダメ

相手の声が電話で聞き取りづらい場合に一番気をつけたいことが「もしもし」の多用です。「もしもし」は電話が聴き取りづらい場合に限らず、電話する際「クセ」のように言ってしまう方もいますが、そもそもビジネス用語でもなければ敬語でもありません。例えるなら「あのう」や「ええっと」といった言葉と同類と考えてください。

従ってビジネス電話時に使用することは好ましくありませんし、「もしもし」がクセになっている方は特に相手の声が聴き取りづらい場合等に「もしもし」を繰り返す傾向もありますので、出来る限り「もしもし」と言わないよう気をつけることが大切です。


②「聞き取れなかった自分が悪い」という考え方をする

相手の声が電話で聞きとりづらい場合のマナーを実践する上で大切なことは、「聞き取りづらい」という捉え方をするのではなく、「聞き取れなかった自分が悪い」という考え方をすることです。「この場合にはこのように言う」という台詞だけでマナーを覚えようとしても、身につきにくいものです。マナーに留意すべき状況が発生した場合、自分がどのような立場で臨めば良いかを理解していれば適切な台詞は自然と出てきますし、またその立場や気持ちが相手に伝われば、少々台詞で失敗しても相手も好意的に受けとめてくれます。

ではそうした立場に立った場合にはどう対処すべきですが、「自分が悪い」のですから相手に聞き取りづらかった状況を伝える前に「申し訳ございませんが」とお詫びすることが必要です。尚、お詫びの仕方として「ごめなさい」はビジネス会話で使用するには不適切な言葉ですので、特に相手が目上の方やお客様の場合にはついうっかりでも口にしないよう留意して下さい。

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