部下が成長する効果的な報連相の方法

上司の皆さんにとっても部下の皆さんにとっても「報連相」が大切であることは、改めて言うまでもありません。しかしそれだけ大切でありながら、日常業務の中で当たり前のように行われていることからか、報連相について効果的な方法を検証したり研究したりといった取組みを行っている企業は少ないのではないでしょうか。そこで当サイトの編集部では「報連相の効果的な方法」について皆さんに代わってスポットを当て、皆さんへその効果的な方法を御紹介することに致します。


報連相しやすいルールを作る

「我が社の部下は報連相が足りない」とお嘆きの上司の皆さん。それは果たして本当に部下の皆さんだけの責任でしょうか。上司の皆さんがいつも飛び回っている、席にいても終始忙しそうでとても声をかけられそうな雰囲気ではないと部下の皆さんに思われてはいないでしょうか。部下の皆さんが声をかけて良いか悩むような状況では、効果的な報連相など実現できません。「見ればわかるだろう」といった曖昧な判断を求めるのではなく、報連相を行う際にそもそも部下の皆さんが判断に悩まなくて済む明確な基準やルールを定めておくことが肝要です。

例えば定時での報連相タイムを設ける、報連相が可能な状況になったら部下に一斉メールを送信する、事前予約をルール化しておく等々、具体的な方法は実情に即したもっとも採用しやすいルールで構いません。ただし一つだけポイントを言えば、そのルールが部下の皆さんにとってわかりやすいこと、つまり部下の皆さんの目線で判断できるルール作りが大切です。


悪い情報ほど報連相が大切であることを繰り返し伝える

会社にとって良い情報と悪い情報とでは、多くの場合悪い情報の方が優先度や緊急度が高いはずです。ところが部下にしてみれば「良い情報」は積極的に伝えたい、「悪い情報」はできれば伝えたくないといったバイアスがかかりやすいことを上司の皆さんは認識しておく必要があります。そのため悪い情報ほど報連相が遅れがちとなり、問題への対処等が迅速に行えなくなる事態等が生じやすくなります。

ではその最も有効な対策ですが、例えば朝礼の機会等を通じて「悪い情報こそ報連相が大切である」ことを「繰り返し」言い続けることです。この方法に勝る方法はありません。人間は弱いものです。どんなに頭で大切さがわかっていても、例えば自分の失敗でお客様をカンカンに怒らせてしまったといった情報は「いつまでたっても」上司の皆さんへは報告しにくいものなのです。その報告しにくい情報を「報告しよう」と背中を押すことになるのが、上司の皆さんが繰り返してきた言葉です。

勿論、悪い情報であっても報連相しやすいよう、どんなに腹立たしい内容であっても感情的に怒らず、部下が報告を終えるまで冷静に話に耳を傾ける皆さんの姿勢や態度も必要であることは言うまでもありません。


報連相のやり方を教えておく

上司の皆さんに対し報告は欠かさずやってくれるのですが、特に報告された情報に関わる周辺情報等を上司の皆さんから質問された場合、その場では満足に答えられない場合が多いという部下はいませんか。上司の皆さんからの質問にその場で答えられなければ、改めて調べ直した上で再度報告する機会を持つ必要が生じますので時間の無駄となります。

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