【仕事が分からないとき】上司への質問の仕方で押さえておくべき5つのコツ

【仕事が分からないとき】上司への質問の仕方で押さえておくべき5つのコツ

仕事を進めている時、わからないことがあったときは上司に質問して、確認するのが一般的です。ところが、上司にどのように質問すれば上手く伝わるのか、質問自体を苦手としている若手ビジネスマンもきっと多いでしょう。

しかし、わからないことは質問して解決しないといつまでたっても前に進めることができません。そこで今回は、仕事がわからない時の、上司への上手い質問の仕方をお伝えします。

質問すること自体は怒られることではない

上司に質問をするときに常に心にとめておいてほしいのは「質問をすることは悪いことではない」という大原則です。時には質問をしてきたことに対して「こんなこともわからないのか?」とか、「そんなことくらい自分で考えろ!」と言われてしまうかも知れません。

実は質問時の対応で上司の器が現れるもので、こんな対応をする上司はろくなものではありません。デキる上司は質問に嫌な顔をしません。とはいえ、何でもかんでも「わからないから教えてください」はNGです。

話の意図が上手く伝わらずに「結局お前は何が聞きたいんだ?」とイライラした様子の上司を見ると、質問すること自体、億劫になってしまいます。ですが、それには明確な理由があります。

聞きたいポイントを明確に、上司が答えやすい形で質問する

質問をするときには、何がわからないか、何を教えてほしいかを整理して質問をしましょう。これは質問に限らず、上司と接するときは絶対的なマナーです。とはいえ、わからないときというのは「何がわからないのかわからない」という状態になっているのもよくあることです。そのときのために役立つ質問の仕方をいくつかご紹介します。

「どのような順序で進めて行けばよろしいでしょうか?」

「やり方が分かりません」の伝え方だと、具体的にあなたがどんなことに悩んでいるのか分からないため、上司はあなたにヒアリングしなくてはなりません。これは質問する立場として失礼です。

「分かりません」ではなく、「どのような順序で」と聞くことにより、具体的な答えを聞くことができます。工程がたくさんあってすべて把握できそうもないとき、最初にすべきことは全体像を完璧に理解すること。

全体を理解すれば、まずは流れに沿って仕事を進めることができます。実際に始めてみると結構やり方がわかってきたりしますし、次の段階に進んだ時にわからなければ、その段階で再度質問をしましょう。そのときには最初の時より理解が進んで、質問も的確にできるようになっています。

「このようなやり方を考えていますが、問題ありませんでしょうか?」

自分の中でやり方の仮説を立てて、それが合っているかどうかを聞く方法です。質問丸投げではなく、考えた末に質問していることがわかりますし、聞かれた上司も「イエス・ノー」で答えられるので、答えやすい質問のしかたと言えます。デキるビジネスマンが上司に質問するときは基本、この質問方法です。

一歩踏み込んで「なぜそのやり方が良いと思ったの?」と聞かれる場合もありますが、その時は、あなたがその方法を選定するまでのプロセスを簡潔に伝えることを心がけましょう。

「初めてなので、間違いがないか確認していただけますか?」

わからないなりに取り組んでみたが、経験不足のため進め方が合っているか確信が持てないため、確認してもらいたいというニュアンスです。もちろん、自分である程度進めてみることが前提です。具体的な間違いや認識違いを指摘してもらえるので、双方にとって一番手戻りが少ない方法になります。

質問するタイミングを見計らう

あなたが質問したいとき、いつでも上司に話しかけていいかというと、そうではありません。上司が忙しそうにしているとき、PCと向き合い、とても集中しているようなときは避けたほうが無難です。

話しかけるときは、最初に用件を明確に伝えます。今回の場合は「〇〇の件で質問があるのですが」「〇〇の作業についてお聞きしたいのですが」と用件を切り出した後に「今お時間よろしいでしょうか?」「5分ほどお時間をとっていただけますでしょうか」と、相手の時間を使う許可をもらいます。

5分10分で終わらないような質問事項の場合は、「〇〇の仕事の進め方についてご質問があり、30分ほどお時間をとっていただきたいのですが、何時頃なら可能でしょうか?」と質問のための時間を予約しましょう。

理解できていないのに、生返事をしない

質問に答えてくれているのだけれども、どうもいまひとつピンと来ない、理解できない場合は、わかったふりをせずにその場できちんと分かるまで質問して理解するようにしましょう。

聞くは一時の恥、聞かぬは一生の恥です。そのタイミングで聞いておかないと、後からどんどん聞きにくくなってしまいます。また「なぜさっき説明したときに質問しなかったんだ?」と問い詰められる可能性もあります。

上司の説明でわからないことにぶつかったらその部分をメモしておき、話が一段落したところで確認します。相手の話の腰を折らないように気を付けましょう。説明が終わったら、「間違いのないように、最後に確認させてください」と、理解したことを復唱することも有効です。

再度質問することを怖がらない

質問後、理解したと思っても、いざ実際に作業に入ると実はよくわかっていなかったというのもよくあることです。そんなときは勇気を出して改めて質問をしましょう。

「先ほど教えていただいたのにすみません、間違いのないようにもう一度確認したいのですが」と、上司に手間をかけさせることを詫びたうえでもう一度教えてもらいましょう。わかったふりをして間違ってしまうほうが、上司にとっては迷惑な話となります。

やり方を振り返って自分の中に落とし込む

さて、質問をしてわからないことを理解して作業を終えたら、もう一度その作業を振り返って、確実に自分の物にしておきましょう。その場を切り抜けて終わりではなくきちんと自分の中に落とし込んでしまうことで、確実に経験値と実力を蓄えていきましょう。

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