上司に進捗確認の依頼メールを送るときの書き方・例文

上司に進捗確認の依頼メールを送るときの書き方・例文

社内メールといえども、きちんとマナーを守って書きたいもの。社内メールのマナー違反が目立つ人が、取引先など社外の人に送るメールに限ってミスなく丁寧に作成しているとは、ふつう考えにくいですよね。

さて、今回の社内メールマナーのテーマは「上司に進捗確認の依頼メールを送る」です。上司に進捗確認のメールを送ることになるのは、どのような状況でしょう。多くの場合、自分がお願いしていたこと、確認、承認、許可などに対していつまでも返事をもらえなかったときに出すものですね。なのでメールマナーを守ったうえで、さらにきちんと返事がもらえるように、書き方や内容を工夫する必要があるのです。

緊急度によって件名を工夫する

一日に大量のメールを受信する上司に、あなたのお願いメールに気づいてもらうためには、まずは件名に工夫が必要です。件名を目立たせるためには、以下のような書き方がおすすめです。

  • 件名:【ご確認】プロジェクトの進捗について
  • 件名:【ご依頼】資料作成の進捗のご確認

言葉で目立出せるには、至急、緊急、重要、再依頼などの言葉を使います。もちろん目立つ文字と緊急度の高い言葉の合わせ技も有効です。そしてその後に、何の用件でメールを送っているかを簡潔に書きます。

緊急さをアピールできるメーラーの機能を使う

アウトルックなどのメールソフトには、メールを送る際に重要度のフラグを立てる機能がありますので、これも利用しましょう。人によっては緊急度の高いメールから処理していくという主義の人もいます。

期限ギリギリに緊急メールを送らない

上司に見積書の確認をお願いしていたのにその返事が無い場合、あなたは返事の催促メールをいつ頃送りますか?

上司も忙しいのだからと見積書の提出期限ギリギリまで放置していませんか?「明日が提出期限なので確認お願いします」では遅すぎます。そもそも、提出期限が決まっている業務については、依頼した段階で期限を知らせておくべきです。

では、最初に期限を知らせているのにも関わらず、なかなか返事が来ない場合には、いつ頃進捗確認のメールを出せば良いでしょう。一つの目安として、2日前には一度連絡しましょう。直前だと、上司も他の仕事に追われてすぐに確認できない可能性もあります。余裕を持った行動を心掛けましょう。

上司に何をしてほしいかをはっきり書く

メールの本文には、まず上司に何をしてほしいかを書きます。結論から書くのは、ビジネスメールの鉄則です。

  • 月曜日に提出した企画書について、承認をお願いします。
  • ○○社様との打ち合わせについて、候補日をご提示ください
  • △△プロジェクトについて、今月のスケジュールが決まりましたら共有をお願いします。

漠然と「確認してください」と書くのでなく、具体的にどんな行動をとって欲しいかを書くのがポイントです。期限があるのなら、それも併せて書きましょう。

進捗確認依頼メールを送った理由を書く

次になぜ進捗確認のメールを送っているかを書きます。上司に対する進捗確認のメールというのは、催促しているようで書きにくいものですが、あなたは必要があるから敢えて書いているわけですから、その理由も説明しておきましょう。

  • 企画書の承認が取れましたら、先方とのアポイントメントを取ろうと思っています。
  • 期末で会議室が取りにくい状況ですので、早めに仮押さえをしておきたく。
  • ×日までにメンバーのスケジュールを確定させたいと、協力会社から要請がありました。

この、メールを送った理由というのはメール本文の最初に書きたくなってしまうものですが、ここは先に「上司にしてほしいこと」を書くように癖をつけましょう。

上司に配慮ある一文を添える

上司にして欲しいこととその理由を書いたらもう一息、ちょっとしたアピールをしてしまいましょう。このアピールが上司に刺されば、早く返信をくれるのと同時に、あなたへの評価も高まります。

  • 今回の企画については先方からも大筋で了承を得ており、プレゼンから成約までは通常よりスピーディに進む感触を持っています。
  • 課長も来月はお忙しい時期と思いますので、先に課長のご都合をお聞かせいただければと思いました。
  • 協力会社も△△プロジェクトには選りすぐりのメンバーを出したいと言っています。

謙虚な気持ちも忘れずに

さて、ビジネスメールは簡潔でわかりやすくというのが第一ですが、そこは上司に送るメールです。謙虚な態度を忘れずに、頭を下げてお願いする言葉で締めくくりましょう。

  • 恐れ入りますが、よろしくお願いいたします。
  • お忙しいところ大変恐縮ですが、よろしくお願いいたします。
  • お手数をお掛けしますが、宜しくお願い致します。

書きにくい種類のメールである「上司への進捗確認依頼メール」の書き方をモノにしたら、ビジネスメールについては初心者卒業です。上司に何をしてほしいかを最初に書くことを心がけて、キチンとしたメールを書けるようにしましょう。

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