誠意が伝わる始末書の書き方【遅刻・ミス・紛失の例文つき】

誠意が伝わる始末書の書き方【遅刻・ミス・紛失の例文つき】

「始末書」、ビジネスパーソンにとっては聞くだけで恐ろしい言葉です。一生無縁で過ごせればそれでよいのですが、長い会社生活の中では、不幸にして始末書の提出を求められる事態に陥ることはゼロとは言い切れません。

今回は、不本意ながら始末書を提出することになってしまった場合に、誠意が伝わる書き方と例文をいくつかご紹介します。

始末書の主眼は「お詫び」

「始末書」というのは一種の懲戒処分にあたります。懲戒処分と聞くとテレビのニュースなどで犯罪を犯した社員に対して「懲戒解雇処分になった」などと報道されるので、そうとう大きな悪いことをした人に対するものと思いますが、この懲戒解雇というのは懲戒処分の中で一番重いとされる処分です。

懲戒処分には、その重さによっていくつかの段階があります。懲戒解雇に続く処分の次に重いのは「諭旨退職(ゆしたいしょく)」、以下、重い順に「降格」、「出勤停止・停職」、「減給」、「戒告(かいこく)・譴責(けんせき)」となります。始末書の提出を求められるのは、この中の譴責(けんせき)にあたります。

懲戒処分の種類と始末書のランク
懲戒解雇
諭旨退職
降格
出勤停止・停職
減給
戒告・譴責←始末書

始末書と似た言葉に「顛末書(てんまつしょ)」というものがありますが、顛末書はミスや失敗が起きたときに、その顛末を会社や取引先に説明するための書類で、処分や懲罰といったニュアンスはありません。それに比べて始末書は、ミスなどによって会社に損害を与えたことに対する「謝罪」がその主眼になります。自分が悪かったことを公式に認め、謝り、二度と同じことを起こさないと誓う書類です。真摯な反省とお詫びの気持ちをきちんと書き表してこその始末書といえます。

始末書に書くべき内容と順番とフォーマット

始末書の定型といっては何ですが、書くべき項目と順番は以下の通りです。

  1. 提出年月日(西暦でも和暦でも可)
  2. 宛先(提出先は会社によって異なりますので、上司に確認しましょう)
  3. 所属、署名、捺印(必ず自筆で。捺印はできれば実印、シャチハタはNGです)
  4. タイトル(始末書)
  5. ミスの内容(何月何日、何をしてどういう被害が発生したか)
  6. ミスの原因(それほど詳細でなくとも構わない。不注意や、気のゆるみなど)
  7. お詫びと反省の言葉
  8. 二度と同じミスを繰り返さないという決意と対策
  9. 締めの言葉

通常のビジネス書類のように、提出年月日や、自分の署名捺印は右寄せ、タイトル(始末書)はセンター寄せ、他の部分は左寄せで書いても良いですし、すべて左寄せで書いても構いません。定型文を書いているという感じを出さないためには、すべて左寄せで書く方が、個人的にはお勧めです。

手紙のように、年月日と署名捺印を文書の末尾においても良いでしょう。

⑨の締めの言葉として書くのは、後の例文でもご紹介しますが、寛大な処置を願う言葉、あるいは始末書で済ませてくれたことへの感謝、繰り返してのお詫びの言葉などを書きます。

始末書の例文集

ここからは、ミスの内容別に始末書の本文の例文をいくつかご紹介します。

遅刻の始末書の例文

平成◯◯年◯◯月◯◯日

◯◯部
部長 △△ △△殿

◯◯部◯◯課 △△ △△ 印

始 末 書

私、A山B男は、20××年3月、数回にわたって遅刻を繰り返してしまい、これにより会社および所属の総務課に多大なるご迷惑とご心配をおかけしてしまいました。

自己管理の甘さから時間通りに起床することができず、猛省しております。まことに申し訳ございませんでした。

以後、体質の低血圧については医療機関に相談し、体調管理を万全に整え、二度とこのようなことを繰り返さない所存でございますので、なにとぞ寛大なるご処置をお願い申し上げます。

以上

貸与物紛失の始末書の例文

平成◯◯年◯◯月◯◯日

◯◯部
部長 △△ △△殿

◯◯部◯◯課 △△ △△ 印

始 末 書

20××日3月1日、私A山B男は会社貸与のIDカードを紛失してしまいました。

同日朝出社の際、会社エントランスを通過しようとした際にIDカードが見当たらないことに気づいたものであります。

これにより、関係各所に多大なるご迷惑をおかけいたし、大変申し訳ございませんでした。ネットセキュリティの専門会社である当社の社員として、IDカードの紛失というセキュリティ事故を起こしてしまったことを大変大きなミスであると認識しております。

今後は、IDカード所持については管理を徹底し、退社後や移動の際には節目節目にその所在を確認することを欠かさず行ってまいります。

なお、紛失前後の詳しい経緯については、会社所定の「貸与物紛失届」にて提出済みであること、警察への遺失届もと届出済みであることを、あわせてご報告申し上げます。

このたびは、まことに申し訳ございませんでした。深くお詫びすると共に、寛大なご処置に感謝いたします。

以上

顧客に迷惑をかけた場合の始末書の例文

平成◯◯年◯◯月◯◯日

◯◯部
部長 △△ △△殿

◯◯部◯◯課 △△ △△ 印

始 末 書

私、カスタマーサービス部A山B男は、去る3月1日、お客様からの問い合わせに対して事実と異なる回答をしてしまい、お客様および会社に多大なるご迷惑とご不便をおかけしたことをご報告し、ここにお詫びをいたします。

お客様から電話にてZ商品の詳細についてお問い合わせをいただいた際に、Y商品と聞き間違えてY商品の詳細をお知らせしてしまいました。その説明によりZ商品をお買い求めくださったお客様より、説明と違う旨のご連絡があり、私のミスが発覚しました。

今後はこのようなミスをおかさぬよう、お客様との電話の際は、商品名や数量など大切な事柄は復唱し確認をとっていく運用を徹底する所存です。さらに再発防止につきましては、至急レポートをまとめマニュアル化し、チーム全員に共有いたします。

今回は私の確認不足により、お客様と会社にご迷惑をおかけしたことを深く反省しており、今回の件に関する処分は、謹んでお受けする所存です。

以上

 

始末書の目的は、詫びることと、二度と起こさない決意表明

始末書の本文のポイントは、ミスや不始末の原因をみつめ、二度と同じあやまちを繰り返さないということを心に刻むことです。しっかりと反省を込めて書きましょう。もちろん誤字脱字にも十分気を付けてくださいね。

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