社内と社外に送るメールの使い分けに関するビジネスマナー

社内と社外に送るメールの使い分けに関するビジネスマナー

ここでは社内と社外に送るメール文章の使い分けについて述べます。社内は伝達が目的なので簡便な内容になります。一方、社外に出すメールは、より丁寧な内容で送ります。あらためてチェックしてみましょう。

社内メールと社外メールの書き方の違い

社内と社外に送るビジネスメールを書くとき、違いとして理解しておくべき項目は2つあります。それぞれ「宛名」と「挨拶文」です。どう違うのか、早速見ていきましょう。

宛名の書き方の違い

ビジネスメールの本文は、宛名を書くところから始まりますが、社内と社外に送るときは書き方が違います。社内の場合は以下のように書きます。

  • ひとりに送るとき:山田課長、田中部長
  • 複数人に送るとき:社員各位、関係者各位

つまり、書くときは「名前+役職」の形とします。会社によっては「名前+役職+殿」で「〇〇部長殿」という宛名を送っているところもありますが、これは二重敬語といって本来の日本語文法では誤りです。基本型で書くよう注意しましょう。

社外の取引先や顧客に送るときは以下のように書きます。

  • 個人に送るとき:〇〇 〇〇 様
  • 法人の担当者に送るとき:株式会社〇〇 営業部 部長 〇〇 〇〇 様
  • 法人に送るとき:株式会社〇〇〇〇 御中

個人には「氏名+敬称(様)」、法人の担当者には「会社名+部署名+役職名+氏名+敬称(様)」、会社に宛てる場合は「会社名+敬称(御中)」とします。

挨拶文の書き方の違い

つづいては挨拶文の違いについてお伝えします。

  • 社内メールの場合:お疲れ様です。営業部の〇〇(苗字)です。
  • 社外メールの場合:大変お世話になっております。株式会社〇〇の〇〇です。

社内メールの文章は「お疲れ様です」という言葉から書き出すのがビジネスマナーです。「ご苦労様です」は自分よりも下の人に対して使う言葉なので、間違わないように。誰に対しても「お疲れ様です」で統一させておくのが無難です。

社外メールの場合は「お世話になっております」という書き出しで始めるのがビジネスマナー。しっかり使い分けましょう。

社内メールの例文

社内メールは伝えたい情報を簡潔に書きます。メールの文章が長すぎると、「説明が下手=仕事ができない」と思われるので、苦手な人は意識して書いた方がいいです。例文は以下をご覧ください。

〇〇部長

お疲れ様です。営業部の△△です。

先般お話しした商談の件、先方から返信ありました。
ついては〇月〇日に営業のご同行をお願いできますと幸いです。

ご都合はいかがでしょうか。

お忙しい中、大変恐縮ではございますが
何卒宜しくお願い申し上げます。

営業二課 △△

社外メールの文例

社外メールは丁寧に書きましょう。礼儀という側面もありますが、何か問題が発生したときに形として残るため、証拠品となってしまいます。特に、相手の名前を間違ってしまうと取り返しが付かないので、誤字脱字がないか何度も確認してから「送信」ボタンを押すことをおすすめします。以下はメール文章の例です。

株式会社〇〇〇〇
総務部 課長
〇〇 〇〇 様

お世話になっております。株式会社△△の△△です。

先般はお忙しい中、お時間をいただき
誠にありがとうございます。

さて、先日ご相談させていただきました
製品の発注数を現行の〇個から〇個に
増加させて頂きたいのですが、可能でしょうか。

どうぞご検討の程、何卒宜しくお願い申し上げます。

====================
署名
====================

宛名は正式名称を略さずに丁寧に書きます。自分が送ったメールに対する返信であれば、「早速のご返信、ありがとうございます」と添えることも多いです。

社外メールは社内メールよりもより丁寧な言い回しを用いることが基本ですが、こちらも内容は簡潔に書くのがマナー。文章が長いと読むのを後回しにされてしまう可能性がありますし、趣旨がぶれて用件が伝わりにくくなってしまいます。

メールは早く返信すると、安心感を与える

メールの返信は、早いに越したことはありません。すぐにレスポンスがあると、ちゃんと自分の言うことに対して反応してくれたという安心感を持ってくれるからです。そうした安心感が積み重なると、信頼に変わります。ただのメールのやりとりが、今後、その会社と取引していく上で、大きな力になるはずです。

逆にメールの返信が遅くなればなるほど「なぜすぐに返してくれないのだろう」という不信感が募ります。そして、他の仕事も雑だと思われてしまうので要注意です。

メールに関するおすすめの書籍

以上で述べたことは、『最強の働き方 世界中の上司に怒られ、凄すぎる部下・同僚に学んだ77の教訓』(著者:ムーギー・キム、出版社:東洋経済新報社)という本に書かれている内容です。

著者はコンサルティングファームや投資銀行、外資系資産運用会社といったグローバルなフィールドで活躍してきた人物であり、「世界標準で仕事のできる一流のプロフェッショナルたち」から学んできた働き方を本の中で明かしています。

「一流」と聞くと特別な能力を持っている人と思うかもしれませんが、むしろ仕事の基本ができているかどうかが重要とのこと。メールについても、「メールの返信速度が遅い人は、仕事の進捗も遅く、デッドラインも破りがち。一方でメールの返信が速い人は、相手の気持ちを汲んで仕事ができ、重要な仕事も任される」と述べています。

この他、メール文章を書くうえで役立つのが、『伝わるメールが「正しく」「速く」書ける92の法則』(著者:山口拓朗、出版社:明日香出版社)です。正しいメールの書き方とダメなメールの書き方を比較しながら解説しており、間違いやすいパターンを避ける方法が具体的に記されています。

伝わる文章の基本から、円滑なメールコミュニケーションを図る方法、相手の行動を促す心理的なテクニック、シーン別の使えるフレーズ集まで、ビジネスマンにとって必須のメール作成ノウハウを網羅。これらの本を読んでおけば、基礎が身に付くだけでなく、応用力も広がるでしょう。

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