退職の挨拶メールへの返信の書き方・例文

ある日、自分の知り合いから退職の挨拶メールが届いたら、皆さんはどのような返信を書けば良いか、すぐに思い浮かぶでしょうか。

退職は本人とって大きな人生の決断が伴った場合もあるでしょうし、定年退職であれ依願退職であれば新たな人生のスタートを切ることに変わりありませんので、社会人として、新たな人生のスタートを切る相手に相応しい返信メールを送ることを心掛けたいものです。そこで今回は、退職の挨拶メールを受け取った場合の返信の書き方を例文と共に紹介することに致します。

①返信の書き方(同僚の場合)

同僚から退職の挨拶メールがきた場合、その同僚との関係にもよりますが硬い文章より率直な気持ちを伝えた方が良いと言えます。但し冒頭でお伝えしたとおり相手にとって退職は理由に関わらず大きな決断ですし、「親しき仲にも礼儀あり」ですから、あまりくだけ過ぎた文章や顔文字、符号等の使用はNGです。

また、受け取った退職メールには退職理由が書かれていない、もしくはとても簡単な理由に留まっている場合は退職理由を聞きたくなるかも知れませんが、退職理由を詳しく聞きだそうとすることもNGです。何でも打ち明けあっている親しい仲といった場合を除けば、退職理由には触れないようにすることが相手への大切なマナーです。では、親しい友人関係ではないが良く知る同僚から退職メールを受け取った場合の返信例をご紹介します。

◎例文(同僚の場合)

お疲れ様です。

ご丁寧な退職の挨拶を頂戴し、有難うございました。

○○さんとは、肩を並べて仕事する機会には恵まれませんでしたが、
ご活躍されていることは聞いていただけに今回のことは正直驚いておりますし、
また寂しくも思っております。

これから新しい人生を歩まれるということですが、
○○さんの持ち前のバイタリティや明るさがあればきっと乗り越えることができます。
陰ながら応援していますので、私達同期入社組みのことはどうか忘れないようにして下さい。

最後に健康には十分留意された上で、元気でお過ごしください。
今まで本当に有難うございました。

②返信の書き方(社外関係者の場合)

退職の挨拶メールは社内だけでなく、社外から届く場合もあります。例えば取引先の担当者からの挨拶メールとなれば業務連絡の意味も兼ねている場合がありますので、挨拶の内容を踏まえた返信をすることが肝要になってきます。では取引先の担当者から退職の挨拶メールを受け取った場合での返信の例文をご紹介します。

◎例文(社外関係者の場合)

お世話になっております。
○○社の○○でございます。

この度はご多忙に関わらず退職のご挨拶を賜り、
誠にありがとうございました。

××さんには弊社のために多々ご尽力頂きましたが、ご恩は決して忘れません。
今まで長期にわたり弊社を支えて頂きましたこと、心より感謝申し上げます。

××さんに築いて頂いた御社との緊密な関係を更に発展させることができるよう、
後任になられる△△様と共に力を合わせ一層努力する所存です。

××さんともうお会いできなくなることは寂しい限りですが、
新しい職場でご活躍されることを祈念致しております。

重ね重ね今まで本当に有難うございました。
末筆ながら元気でお過ごしください。

③返信の書き方(定年退職の場合)

◎例文

お世話になっております。

定年退職の御挨拶を頂き、ありがとうございました。
本年が定年の年であることは従前に○○様からお聞きしておりましたが、
こうして退職のご挨拶を頂くと正直寂しさが募る思いが致します。

○○様にとってはきっと充実した会社員生活であったと存じますが、
長期にわたり誠にお疲れ様でした。

○○様が安心してセカンドライフを送って頂けるよう、
取引の方はしっかりと私の方でサポートして参りますのでどうかご安心ください。

最後に○○様とご家族の皆様のご多幸と末永いご健康を祈念申し上げます。

退職の挨拶メールを受け取った場合の返信メールの書き方を例文と共に紹介してきましたが、退職される方と皆さんの関係性によって、どのような返信メールが相応しいかはそれぞれ変わってきます。大変親しくしていた同僚や、とても贔屓にしてくれていた取引先担当者などといった場合なら、スマートな返信文を書くことだけを心掛けるのではなく、皆さんなりの思いを文面に託すことも大切になってきます。

記事で紹介した書き方を参考にして頂いたうえで、これまでの相手との心温まる思い出やエピソード等がないかじっくりと振り返るなどした上で、皆さんなりの思いを言葉に託した、つまり魂の宿った返信を届けてあげてください。

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