【デキる社員はやっている】上司の依頼を上手に断る5つの方法

【デキる社員はやっている】上司の依頼を上手に断る5つの方法

「上司から頼まれた仕事だから」と、ついつい無理な仕事を引き受けてしまう人もいるのではないでしょうか。しかし、本当に仕事のできる人というのは、無理な仕事はしっかりと断ります。下手な断り方をしてしまうと、相手の機嫌を損ねて仕事に影響が出てしまう可能性があるので、上手な断り方をする必要があるでしょう。そして、今回は、そんな断りのテクニックを紹介します。

上手な断り方の3つの基本

まずは簡単に実践できる基本的な断り方からお伝えします。基本は、「誠意ある断り」で、相手を思いやりつつ断ると、大抵はその場を乗り切ることができます。それでは早速、内容を確認していきましょう。

1.相手に同意しつつ物理的に無理なことを伝える

これは、どう考えても納期が厳しい場合に使える方法です。「できることならそうしたい」このような言葉を使うことで、そうしたい気持ちはあるが、物理的に無理な納期であることを伝えます。

相手を否定せずに、精一杯努力しても無理な状況であることを伝えられ、断られても相手は悪い気がしないでしょう。

ストレートに「その納期では無理です」と返答した場合と比べると、「できることならそうしたい」の方が、圧倒的にトゲがなく、相手に寄り添おうとした姿勢が感じ取れます。できるだけ柔らかい表現を使って、残念そうな表情もセットで訴えかけると相手の印象は随分変わるものです。

例えば上司から「会議資料を印刷して30部作っておいてくれ」と依頼されたとき、「かしこまりました」と同意します。その後すぐに「いつまでに仕上げておけばよいでしょうか?」と尋ね、「今日の夕方5時からの会議で使用するから、それまでに頼む」と返答があったら「すみません…。今急ぎで資料作成を頼まれておりまして、18時頃までかかる見通しです。申し訳ないのですが、時間内に準備できなさそうです」と伝えましょう。

人の心理として、真っ向から拒絶されるとムキになり、「それは後回しでいいから先に会議資料を作れ」と半ば強引に依頼を通そうとするもの。まずはひとつ返事で承諾しておき、そこから依頼を断らざるを得ない理由とお詫びの言葉をセットで伝えると、相手は「それなら仕方ないな」とすんなり引き下がります。是非一度試してみましょう。

2.力不足で相手に迷惑をかけることを伝える

「かえって、迷惑をかけてしまう」この手法も相手の気持ちに寄り添った良い断り方です。相手の事情を考えた上で、その依頼を引き受けてしまうと、迷惑をかけてしまうことを伝えます。

自分の力不足を理由に相手を最大限に配慮する方法で、「その納期では無理」という返事ではなく、「その納期では品質を維持することが難しく、自身の少ない経験値ではかえってトラブルを起こしてしまう可能性がある」と返事をすることで、相手のことを最大限に配慮する気持ちを伝えることができます。

伝え方によっては失敗を恐れるネガティブな性格だととられることもあるため、十分に気を付けましょう。また、自分たちの力不足を理由にするので、断られた相手に非がないことをわかりやすく伝えられます。

3.会社の規則に則り合理的に断る

上で紹介した方法に比べて、少し強気の断りになってしまいますが、会社の規則や方針により引き受けることができないことを伝える方法です。具体的に、決まりやルールを示すことで「自分が不利になるから仕方がない」と相手に納得してもらいます。

相手の会社にもルールや規則があるはずなので、それなら仕方がないという結論に至りやすいともいえるでしょう。また、少し強めの断り方なので、断りの前に「皆さんにお願いしている」、「このようなご依頼はよくある」などと付け加えることで、自分たちだけが断られているわけではないと、安心感を与えることができます。

例えば、就業時間前に課長から雑務を依頼されたとします。そのときに「かしこまりました。ですが今月の私の残業時間は○時間になっています。あまり残業すると○○課長が会社から指摘されないですか?私としては仕事なのでやっておきたいのですが、課長に迷惑をかけてしまわないか、余計なお節介かもしれませんが、念のためご確認をしておきたいと思いまして…」と相手を気遣うように伝えるのがポイントです。

断り方の上級テクニック2選

ここでは基本的な断り方を踏まえた上で、色々なテクニックを使い、より洗練された断り方を目指すためのテクニックを紹介します。

(1)サンドイッチ法

サンドイッチ法は、断りをその他の2つの要素で挟み込む方法です。「断りの言葉」があったとして、「褒め言葉」+「断り言葉」+「譲歩」といったように、最初と最後を断り以外の言葉にすることで、相手の断られたという印象を薄くすることができます。単純に断りの言葉を褒め言葉で挟むのもサンドイッチ法で、色々な挟み方があるでしょう。褒める言葉は文字通り、その依頼や相手先を褒める言葉で、譲歩というのは「その内容では無理ですが、これならどうか?」と、自分たちが歩み寄りつつ、次の可能性を残すような提案にしたいものです。例えば、「今回はこれ以上値引けないが、次回は精一杯値引く」などの返答にすれば、次の依頼も獲得できるチャンスが生まれます。

(2)Yes,but法

Yes,but法は、断る際に、先に一度受け入れつつ、次に自分たちの意見を述べる方法です。Yesで受け入れ、butで意見を述べるのでYes,but法と呼ばれています。Yesの部分のポイントとしては「相手の選択を褒める」「相手の要求を否定しない」ことで、無理な値下げ要求に対しては「確かに高いかもしれません」の後に、高いけど納期やアフターケアのメリットがある。予算に無理のある提案に対しては「この機能は便利ですよね」などと、一度相手を受け入れた上で、なぜ予算に無理があるのかをしっかりと説明します。また、この方法を使うにはある鉄則があり、それがレスポンスの早さです。「3秒ルール」などと呼ばれることもあり、Yes,but法のYesの部分は、相手の要望に対して、3秒以内に行う必要があります。

(3)その場をしのぐ断り方

これは新入社員などが、ぜひ覚えておきたい方法です。自分ひとりでは判断できない時などに使え、典型的な例が「自分ひとりでは判断できないので、上司に相談した上で返答します」というものです。さらに、断りの前に「誠に申し訳ございませんが」などとクッション言葉を加えてあげることで、相手に柔らかな印象を持たせつつ断ることができます。新入社員の人は、このような機会が多いかと思われるので、覚えておくと便利です。

さいごに

冒頭でもお伝えしたとおり、依頼された仕事を全て引き受けるのは、仕事ができない人に共通する特徴のひとつです。多くの上司は、あなたがどの程度の仕事を抱えているかを確認せずに指示を出してきます。また、あなたの仕事の力量を正確に把握しておらず、自分目線でできるかどうかを判断しがちです。

そのため、あなたの状況を上司に教えてあげることが大切です。また、無理な依頼をされたときはキッパリと断りつつ、相手への配慮も忘れず丁寧に伝えましょう。上手に断ることは、社会人として職場で良い関係を築くためにも備えておくべき能力です。

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