これで完璧!領収書を受け取るときのルール・注意点

皆さんは領収書を受け取る際、どのようなことに注意されているでしょうか。領収書は発行した側ではなく、受け取った側が使用・保管する責務を負う重要な書類であり、記載ミス等があれば記載した側でなく、殆どの場合、不利益を被るのは皆さん自身または皆さんの勤務先の会社と言うことになります。

つまり領収書は、発行時より受け取る際に色々と注意を払う必要があるものなのです。ではどのような点に注意を払えばよいか、5つの重要事項をご紹介することにしましょう。

①日付漏れや間違いは厳禁。受け取ったら即座にチェック

会計は年度単位で行うことが基本となっていることから、いつその領収書が発行されたのかは会計上とても大切な情報と言えます。うっかり記載漏れ、あるいは記載してあったとしても日付が間違っていたとすれば、領収書として認めて貰えない場合があらからです。その際、税務署に対し「発行者が間違えて記載した」「発行者が書き忘れていた」といった発行者側へ責任転嫁しても、残念ながらそのような言い訳は通用しません。

従って領収書を受け取る際は発行者任せにせず、日付が漏れていないか、正確であるかどうか受け取ったら必ず確認するようにしましょう。

②「上様」ではなく社名を正確に記入して貰う

領収書を受け取る際、社名を伝えるのが面倒だからといった理由から、時々「上様」で領収書の宛名を依頼してはいないでしょうか。「上様」ではその領収書が皆さんの会社宛として発行されたものかどうか「不明」となりますので、税務署から領収書として認めて貰えない可能性があります。

従って、領収書としてちゃんと認定してもらえるよう、多少面倒であっても必ず正確に社名を伝え、宛名に明記して貰うことを心掛けるべきと言えます。

③但し書きも記載して貰った上で受け取るようにする

その領収書は何に対する金額なのかを明示する目的で記載して貰うのが、「但し書き」の目的と言えます。但し書きがなかったからと言って即座に領収書が無効となる訳ではありませんが、こちらも受け取る際には必ず記入して貰うようにしておいた方が良いと言えます。

何故なら領収書としての信憑性が高まることと、但し書きがなければ税務署から説明を求められる場合がありますが、その際、「忘れてしまった」あるいは「わからなくなってしまった」といった事態になれば、その領収書は認めて貰えなくなる可能性が一気に高まります。そうした事態を防ぐ意味でも、但し書きも具体的に、正確に記載して貰うことを依頼するようにしましょう。

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