【苦手を克服】あなたの印象が良くなる電話対応の8つのコツ

電話対応は苦手、そう感じる方は多いと思います。お客さんから、得意先から、様々な相手からかかってくることになる電話への対応は、会社への印象はもちろん対応したあなた自身の印象を決める重要なものになります。

良い対応が出来ればよい印象を与えることができ、反対にその対応が悪ければそれだけで会社やあなた自身の印象を悪くしてしまいます。そんな電話対応でもちょっとしたコツさえ押さえておけば、良い印象を与えることは難しいことではありません。そこでここでは印象を良くするための電話対応のコツを4つご紹介したいと思います。


◎電話を取る前の準備編

電話を取る前の準備編

①電話機は利き腕の反対に置く

電話機は利き腕の反対側に置くようにしましょう。右利きの人は左側に電話機、左利きの人は右側に電話機を置くのです。そうすれば受話器を取りながら、利き腕でメモ書きができるからです。ほとんどの会社ではこのように、利き腕の反対側に受話器が来るように設置しています。

②電話が鳴ったら1コールで受話器を取る!

電話が鳴り始めたら、1コールで電話を取りましょう。自宅の電話とは違って、会社の電話は掛かってきたらすぐに出るのがマナーです。会社に電話をかける相手の立場になって、思い出してみてください。電話を掛けてもなかなか出ないと「今日は休みかな?」と思ったことはありませんか?

1コールで電話をとったときは「お電話ありがとうございます、株式会社◯◯の▲▲と申します」から入るのが通常ですが、もし3コール以上電話が鳴った時は、「お待たせいたしました、株式会社◯◯の▲▲と申します」と冒頭、相手に伝えるようにしましょう。

◎電話応対編

電話応対編

③電話の相手が名前を名乗った後の対応

電話口の相手が「株式会社□□の××です」と名乗ったら、あなたが伝えるべき内容は「株式会社□□の××様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております」と伝えましょう。

もしも名乗ってから立て続けに用件を言われたら、「株式会社□□の××様でいらっしゃいますね。いつも大変お世話になっております、担当の◎◎に変わりますので、少々お待ちくださいませ」と言って取り次ぐようにします。

④電話を切る時

基本、電話をかけた方が先に切るのがマナーです。ですが、先に切るのは抵抗がある人も少なくありませんし、また先に電話を切られるのをあまり良く思わない人もいます。そのため、電話を切るときは「失礼致します」と言ってから相手が切るのを待ち、なかなか切らないようであれば3秒を目安に切るようにしましょう。

但し、受話器をそのまま置いてはいけません。「ガチャン」という大きな音が出てしまいます。そのため、電話のフックを押して切るようにしましょう。


◎電話応対で気をつけるべきその他のマナー

電話応対で気をつけるべきその他のマナー

⑤電話を取った最初に話す内容が肝心

対面での対応と同じく、電話対応でも初めの対応がその後の印象を大きく左右します。例えば、馴染みの方には知らず知らずのうちに話し口調や声のトーンが下がっているなど、電話の相手によって対応が変わってしまっている事は多くあります。得意先か、もしくは会社の下請け企業なのか、など相手によって対応を変えてしまってはいませんか。無意識に相手によって対応が変わってしまっていることは多くあります。

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