残業しないための8つの方法

残業しないための8つの方法

同じ業務量でも、人によって作業が完了する時間は異なります。優秀なビジネスマンは定時前には仕事を終わらせてアフターファイブを楽しむ一方、深夜まで残業しても終わらない人もいます。残業しない人と残業する人、この2者の違いは一体どこにあるのでしょうか。仕事に追われてプライベートが確保できない人は是非ごらんください。

残業しないための8つの方法

残業しない方法

1.できない仕事を安易に引き受けない

残業しないために大切なことは、「できない仕事」「到底無理」だと思われる仕事を安易に引き受けないこと。それがお客様や怖い上司からの依頼であったとしても。無理な要望に対しては「NO」とはっきり伝えることが大切です。「断りにくいから」という理由だけであれこれ引き受けてしまうから定時どおりに仕事を終えることができず、残業が慢性化してしまうのです。

その上で「どうしても」と頼まれた場合には、「納期」あるいは「ボリューム」のどちらか一方である程度の妥協をしてもらえるよう粘り強く交渉しましょう。そうした努力は残業解消に繋がるだけでなく、仕事の質を高めることにもなるのです。

2.帰宅前に翌日の仕事の段取りを整理しておく

いつも定時で帰宅しているのに、膨大な量の仕事を納期迄に仕上げている人の共通点と言って良いのが、どのように仕事を進めるか、次の日の仕事の段取りをしっかりイメージしてから帰宅するようにしている点です。

翌日どうやって仕事を取り組むか考える時間が不要となるため、出社後即座に且つスムーズに仕事を次から次へと処理できるのです。前日に、翌日の予定を確認しているビジネスマンは多いと思いますが、仕事の段取りや進め方を具体的にイメージすることまで取り組んでいる方はごく一部。仕事をしながら段取りを考える場合より効率的に仕事を進めることができるだけでなく、仕事の品質を高める上でも大いに役立ちます。その結果、残業しないで高い質の仕事を納期までに提出できるのです。

3.小さなタスクは時間単位で細かく区切る

私達が時間のことを軽視してつい取り組んでしまう仕事が小さなタスクです。例えばメールを返信する、電話連絡をするといった小さなタスクは、意識しなければ意外と時間を奪うもの。時間ロスを防ぐには、プロセスを改善するだけでは不十分なのです。

例え一つのタスクに関する時間のロスが10分程度であったとしても、小さなタスクが10件あれば、それだけで合計100分も要する、大きな時間のロスへと繋がります。大切なことは小さなタスクを軽く考えず、例えば「5分以内」だとか、小さな時間の単位を定めてその時間内にタスクを終えるよう心掛けること。しかし3分や5分などの短時間では終われない場合も生じるでしょう。ですがそれでも細かく時間を意識し、小さなタスクに取り組むようにすれば結果として小さな時間のロス解消にも役立ち、残業しないで帰れることになるのです。

4.長時間働くことよりオンオフの切り換えを大切にする

日本のビジネスマン全体に当てはまることですが、短時間で仕事の成果をあげることより長時間働くことや休日返上で働いたことを自慢したり、自己満足感を憶えたりしがちです。しかし欧米先進国では、長時間の残業をして行った仕事は「時間内に終えることが出来なかった仕事=生産性が低い仕事」といった評価をされます。

大切なことはやみ雲に長時間働くことや休日返上で頑張ることばかりに美徳を感じる自分と決別し、その上で「良い仕事」をするためにオンオフの気持ちの切り換えをしっかりと行うことです。

できるビジネスマンはオンオフの切り換えがとても上手。気持ちのスイッチの切り換えが「オン」の場面では仕事に対する抜群の集中力が発揮され、高い生産性を生み出すことにつながるのです。

5.重要な仕事や困難な課題は午前中に優先して片付ける

定時に仕事を終えることができず、残業に悩まされているビジネスマンが、ついやってしまう誤った仕事の取り組み順序があります。それは重要な仕事や困難な課題が伴う業務を、じっくりと時間をかけて取り組もうと午後に回してしまい、午前中に小さなタスクを片付けようとしてしまうことです。

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