上司の電話に折り返しするときのマナーの極意

上司の電話に折り返しするときのマナーの極意

ビジネス上の連絡手段は今やほとんどメールで、電話でやりとりをした後もその内容を後追いでメールすることが習慣化している会社も多くなっています。とはいえ離れた相手との手っ取り早い連絡手段は何といっても電話。特に営業職などで外出が多い人は、電話連絡無くしては仕事が進まないことでしょう。

電話応対はビジネスパーソンの初めの一歩ですが、永遠のテーマとも言えるくらい奥が深いものです。そこで今回は、上司の電話に出られなかったときに折り返し電話をかけるときのマナーについてお伝えします。

折り返し電話をかける前にメールやラインをチェック

上司から電話がかかってきたのに出られないケースとして、部下の皆さんが挙げるのは以下のようなシチュエーションです。

  • 車を運転しているとき
  • 電車に乗っているとき
  • 取引先との打ち合わせや商談中
  • 休日や有給休暇を取得した日

社用携帯をチェックしてみたら着信記録があった、そしてその着信元は上司です。そんな時あなたは最初に何をしますか?電話に出られなかった理由は色々あると思いますが、この場合、部下であるあなたから折り返しするのが必須です。

しかし、慌てて折り返しを掛ける前に、まずは留守電が入っていないか、ショートメールや社用のメッセージアプリにメッセージが入っていないかをチェックしましょう。

部下が電話に出ないことを想定して、別の手段で用件を伝えてくれている可能性があります。電話の用件を理解したうえで折り返すと、その後の会話がスムーズになります。

留守電メッセージの本当の意味を読み解く

留守番電話にメッセージが入っていた場合、その言葉を鵜呑みにすると後で怒られる可能性があります。以下のメッセージを受け取った場合、部下という立場を理解した対応をしなくてはなりません。

「手がすいたら折り返しください」

「手が空いたら折り返し電話ください」というメッセージが残されていた場合、「手が空いたら」は何を意味しているのでしょうか。このメッセージの本音は「早く時間を作って(手を空けて)電話を折り返しして欲しい」です。

「手が空いたら」と言われると上司はあまり急ぎの用件ではない印象を持つかもしれませんが、本心は「急いでない」という意味ではなく「部下に気を使っている」という言質を残すためか、ビジネス上の口癖みたいなものです。

決して真に受けないように。そしてできるだけ早いタイミングで折り返してください。

「また電話します」

「また電話します」「こちらからまたかけます」も本音ではなく言葉のアヤの場合があるのでご注意を。

中には「折り返しもらっても電話に出れない可能性があるので、上司のタイミングでまた電話をかけたい」という意味合いの時もありますが、その場合、

  • ○時まで会議なので、終わったらまたかけます(あるいは、○時以降に折り返しください)
  • ○時から外出するけど、用件は○○さんに伝えてあるから、折り返しが○時過ぎになるなら○○さんに連絡して
  • 今日は出たり入ったりだから、こちらのタイミングで掛け直す

などと、行ったり来たりの手間を省く具体的な指示をくれるはずです。というわけで、漠然とした「こちらからまたかけます」は、あなたが電話を折り返すのがマナーです。

「こちらからまた電話するってメッセージを残したのに、何で折り返ししてくるんだ」と怒る上司はまずいませんよ。

留守番電話でわかる上司のレベル

デキる上司は、留守電メッセージ一つでもシンプルで的確です。逆にダメな上司は留守電のメッセージの内容も要領を得ません。「○○です。また電話します」と何の用件なのか、緊急度は高いのか低いのか、ヒントのかけらもないメッセージを残します。

折り返し電話を掛けるための準備が何一つできないので、折り返し後のやり取りも効率が悪くなってしまいます。

上司のレベルが露呈してしまうので、あなたが部下や後輩に留守電メッセージを残すときは、掛け直す相手がスムーズに行動に移せるよう、メッセージには用件を的確に残すようにしましょう。

折り返し電話では最初にお詫びの言葉を述べる

折り返しの電話が上司に繋がったら、用件を聞く前に、まずは電話に出れなかったお詫びの言葉を述べましょう。その時に電話に出れなかった正当な理由があるなら合わせて伝えます。保身のためというよりは、あなたの状況を報告するためです。

  • 運転中で電話に出られず失礼しました。
  • A社と打ち合わせ中で、連絡が遅れました。申し訳ございません。
  • B社に向かう電車の中でした。最寄り駅に付いたので折り返しました。

ただ単に電話に気づくまでに間が空いてしまったのなら、「折り返しが遅くなり申し訳ありません」と謝罪しましょう。

折り返したら上司が席にいなかった場合

職場に折り返しの電話を掛けたらタイミングが悪く、今度は上司が不在にしている場合があります。

そんなときは電話に出た人に伝言を頼みます。着信があったので折り返した旨を伝え、上司のスケジュールがわかる場合は教えてもらいましょう。そして席に戻ってくる時間に再度自分から電話をかける旨を伝えてもらいましょう。

「戻り次第、電話をください」は、上司に指示を出すことになりますので、自分の口からは言わないようにするのがマナーです。電話に出た人が気を効かせて「戻ってきたら折り返すように伝えます」と言ってくれても、自分から折り返すと伝えましょう。

さいごに

以上が、上司に折り返し電話を掛けるときの注意事項とマナーですが、あくまでこれは原則で、上司の性格によってはこの限りではありません。普段から上司の怒りポイントなどを把握しておくと、臨機応変な対応に役立つことでしょう。

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