デキる社員が実践している、上司に評価される日報の書き方

デキる社員が実践している、上司に評価される日報の書き方

仕事の内容やスケジュール、進捗具合を報告するための日報や週報。ところが、なぜ日報を書くのか、その必要性が分からずに疑問を持つビジネスマンも少なくありません。また「小学生の夏休みの絵日記じゃあるまいし」と苦手に思っている人も。

日々の業務のなかで上司への報連相をキチンとやっていれば、いちいち日報で報告なんてしなくてもいいはずなのに、どうして毎日書かないといけないのでしょうか。日報や週報の意義自体に疑問を感じている人もいるかもしれません。

しかし、たかが日報、されど日報。必ず上司が目を通す日報には、逆にあなた自身の成長に繋げることができたり、評価を上げるチャンスの種になったりするのです。日報への取り組み方次第で、一人前のビジネスマンになれるかどうかが決まるといっても過言ではありません。毎日の積み重ねを成果に繋げるためにも、デキるビジネスマンが実践している日報の書き方を身につけましょう。

日報を書く2つの目的

日報は就業前の時間を使って、あなたが今日出社してからどのような業務をどのくらい時間をかけて取り組んだのか、その日の出来事を記入します。その内容を上司が見て、業務の進捗状況を確認・管理するためと思っている人は少なくありません。

確かに、上司が社員を管理するためのツールであることに間違いないのですが、それ以上に大きな目的が2つあります。それぞれを見ていきましょう。

目的(1)個人の仕事をPDCA化するため

日報にはその日取り組んだ業務を時系列で書くのが一般的。それを書いて終わりとするのではなく、スケジューリングが当初の計画通り進んだか、自分で確認することに意味があるのです。

例えば、Excelデータの更新作業を当初、1時間で終わらせる予定だったのに、2時間かかったとします。その時考えるべきことは、非効率に進めてしまった作業はなかったか、1時間という設定自体に無理があったのか、そもそもその時間帯にやるべき業務だったのか、などと振り返って考え、次に同じ仕事の計画を立てるときのために今回の取り組み方を改善し、次に生かすためのツールとして活用するのです。

つまり、PDCAサイクルを個人単位でどんどん回していき、自己成長することができるのです。

目的(2)社内のコミュニケーションを図るため

上司は部下をマネジメントする立場であると同時に、自身も責任ある仕事を抱えています。そのため、常に部下に寄り添っている訳にもいきません。一方で、部下の立場からしても、上司の忙しそうな姿を見て、相談したくても声を掛けることができないこともきっとあるはずです。

日報は、あなたの直属の上司や、所属する部署の責任者が目を通すもの。あなたの仕事に対する理解度を把握したり、仕事の進み具合や心情を知るためのツールでもあるのです。

業務的に記入するのではなく、相談事があるときはそれを日報に書き、あなたが行き詰って悩んだり、モチベーションが下がったりしていることを伝えることができます。つまり、日報はコミュニケーションを円滑に図るために効果的な役割を果たすのです。

あなたの沈んでいる気持ちを文面から読み取って、有益なアドバイスをくれるかもしれません。営業成績が思うように上がらなくても、日報から感じる熱意ある姿勢を評価してくれるのです。

基本的な日報の書き方・内容

日報に書くべき内容は、一日の行動と内容、その成果や所感です。行動記録の書き方は5W1Hを基本にします。「いつ(when)、どこで(where)、だれが(who)、なにを(what)、なぜ(why)、どのように(how)」ですね。一つの業務に対して、これらを箇条書きで書いていきます。行動記録として時系列に書いていきます。

書き方の例

○月○日(○曜日)
日時:10時~11時
場所:株式会社○○商事 訪問
提案内容:新商品○○○○の提案
先方参加者:A社:山田営業部長、企画担当メンバー2名
当社参加者:営業企画部 鈴木主任、田中
商談内容:来年度リリース予定の新商品○○○○について、サンプル品の提示をしながらのプレゼン。
結果:環境への配慮について高評価をいただけた。現状の業務フローになじまない部分があるので、カスタマイズが可能かどうかについて社内で検討するとのこと。株式会社○○商事側でカスタマイズ要件をまとめるので、その回答を以て次回○月○日に打ち合わせを行う。

日報の書き方のポイント・コツ

日記と日報・週報の大きな違いは、人に見せるのか見せないのかです。日報・週報は、人に見せて報告するための物ですから、客観的な事実を短い言葉でわかりやすく書くことが大切です。

また、曖昧な表現は避け、できるだけ具体的な数値を織り込みましょう。具体的数値とは時間、人数、工数、販売数、来客数などです。これによって読み手に誤解なくあなたが何をしたかが伝わります。

そして、一文を短くまとめましょう。日報の体裁がA4用紙だったら、1行以内におさめる意識を持ちましょう。そして文末は「ですます」を使う必要はなく、「だ」や、体言止めで十分です。所感については、自分の感覚や感想が入るものですが、「うれしかった」、「もったいないと思った」など、感情をこめた所感や反省のような言い方にならないようにしましょう。

日報を書くタイミング

毎日の業務の後に書きます。週報だからといって、週末に1週間分まとめて書こうとすると、その時の状況のインパクトが薄れてしまったり、記憶をたどるのに余計な時間がかかってしまいます。何より今日のことが明日にすぐ生かせないという致命的な弱点があります。

ですから、週報を出す必要がある人は、体裁を整えたり清書するのは週末にまとめて行うとしても、その内容は毎日つけるべきです。一日の業務終了後、その日を振り返って書くのがベストですが、出先からそのまま会食に行かなければならないなど、デスクに戻るのが無理な場合は翌朝書きましょう。

日報・週報に要する時間

一日の業務を振り返り、それを明日に生かすための日報・週報を書くことはとても大切なことですが、日報・週報を書くこと自体に時間を掛け過ぎてしまうと、本末転倒になってしまいます。毎日15分ほどで書きあがるようにしましょう。事実を書くのですから、言葉を絞り出して書くものではありませんし、自分なりのフォーマットが決まっていればなおさらです。ルーティンワークを、抜け漏れ手抜きなく短時間で済ませられるということは、デキるビジネスパーソンにとっての必須要件ですよ。

移動時間にスマホで下書きをしておくなど、隙間時間を利用してサクっと日報・週報が書けるようにしておくのも有効です。ただし電車の中で業務に関するメモなどをする場合は、周りの人に見られないように注意しましょう。機密情報とまでは言えないかもしれませんが、情報セキュリティに対する基本姿勢として身に着けておきたい習慣です。

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