議事録の書き方の2つのポイント

議事録の書き方の2つのポイント

ビジネスにおいて会議は大変重視されますが、その重要な会議の記録であるにも関わらず案外軽視されがちな存在なのが議事録です。議事録はとったりとらなかったりすることからその重要性が曖昧になりがちですが、本来議事録は会議で話し合われた事項や情報を社内全体で共有する上で大きな役割を果たすものであり、有効に活用すれば会社の貴重な財産になるといっても過言ではありません。それだけにポイントをおさえた適切な方法で議事録を作成することが大切になってきます。そこで今回は議事録の書き方において大変重要なポイントなのに、他サイトや議事録の作成マニュアル等ではほとんど紹介されていない二つの事項に絞って皆さんに御紹介することに致します。


①議事録は表題が大切

例えば次のような議事録の表題を読んで、皆さんはどのような会議が行われたかお分かりになるでしょうか。

・商品宣伝会議
・事業戦略会議

例えば一番目の例は商品を宣伝することに関する会議であることは何となくわかりますが、具体的にどのような商品のどのような宣伝に関して、どういったことを話し合った会議なのかまでは表題だけではわかりません。では、なぜ具体的なことが表題からわからないことがいけないのか。議事録は年月の経過と共にどんどん増えてゆくことになります。議事録を社内情報として有効に活かすには、機械的に議事録を保管するだけでなく必要に応じて議事録をスムーズにスピーディーに検索できるようにすることが大切です。

例示したような具体性も無く、工夫も無い表題では似たような表題の議事録がたまってゆくだけとなり検索にも時間を要するにようになることから、議事録も有効活用されなくなってしまいます。議事録は後々「○○のテーマで社内で話し合われた意見を知りたい」となった場合にもスムーズに辿り付けるよう、できるだけ具体的な表題にすることが大切なのです。例えば「商品宣伝会議」という表題を

平成○年○月度新商品Aのネット広告媒体選定に関する検討会議

とすれば、表題だけで誰でも会議内容をかなり掴めるようになります。また、議事録を後から検索する場合にこのような表題にしていれば商品Aが既に何度もモデルチェンジしていたとしても、この会議は初代モデルが対象になっていることがすぐにわかります。その他、広告宣伝の方法を話し合ったのではなく「ネット広告の媒体選定」について話し合ったこともこの表題だけわかりますので、商品Aが新発売された当時のネット以外の広告手法の議事録を探している人はこの表題だけで対象外となることがすぐに判断できます。つまり会議に参加していない人が検索する場合を想定した、わかりやすく具体的な表題にすることが実は議事内容以上に大切なことなのです。


②議事録の項目でもっとも注力すべきは「会議の目的」

一般的な議事録作成のフォーマットでは会議の期日、時間、場所、参加者等の項目が並んでおり、それらを埋めたら後は「議事内容」を箇条書きすれば良いようになっていますが、もしこれらの項目の中に「会議の目的」というものがなければフォーマットを訂正した方が良いと言えます。なぜなら「会議の目的」は不可欠な項目であるからです。

Page 1 of 2
  • このエントリーをはてなブックマークに追加

関連記事

  1. 法人営業のテレアポのコツ・極意7選

    テレアポのコツ10選【法人営業編】

  2. インバウンドマーケティングとは

    インバウンドマーケティングとは

  3. 営業とマーケティングの基本的役割の違い

    営業とマーケティングの基本的役割の違い

  4. ロジカルシンキング力を日常で鍛えるトレーニング方法まとめ

    ロジカルシンキング力を日常で鍛えるトレーニング方法まとめ

  5. 営業の契約率を高めるために見直すべき◯つのポイント

    営業の契約率を高めるために見直すべき4つのポイント

  6. 出張先への移動時間は時間外手当の対象になる?

    出張先への移動時間は時間外手当の対象になる?

  7. パワーポイントでプレゼン資料を作るときのコツ4つ

    パワーポイントでプレゼン資料を作るときのコツ4つ

  8. できる営業マンの特徴10選!これであなたも結果にコミットできる!

    できる営業マンの特徴10選!これであなたも結果にコミットできる!

  9. トップ営業はやっている、自社商品の強みを見つける方法◯つ

    トップ営業はやっている、自社商品の強みを見つける方法3つ

最近の記事

  1. 【営業職のやりがい・スキル・キャリアプランまとめ】営業の魅力を知ろう! 【営業職のやりがい・スキル・キャリアプランまとめ】…
  2. できる営業マンの特徴10選!これであなたも結果にコミットできる! できる営業マンの特徴10選!これであなたも結果にコ…
  3. 無口な人の7つの特徴 無口な人の7つの特徴
  4. 空気が読めない人の5つの特徴と対処法 空気が読めない人の5つの特徴と対処法
  5. ソリューション営業を実践するための5つのプロセス ソリューション営業を実践するための5つのプロセス

人気記事

  1. 登録されている記事はございません。

オススメ記事

  1. 【営業職のやりがい・スキル・キャリアプランまとめ】営業の魅力を知ろう! 【営業職のやりがい・スキル・キャリアプランまとめ】…
  2. できる営業マンの特徴10選!これであなたも結果にコミットできる! できる営業マンの特徴10選!これであなたも結果にコ…
  3. 無口な人の7つの特徴 無口な人の7つの特徴

最新記事

  1. 【営業職のやりがい・スキル・キャリアプランまとめ】営業の魅力を知ろう!
  2. できる営業マンの特徴10選!これであなたも結果にコミットできる!
  3. 無口な人の7つの特徴

最近の記事

  1. 自責思考の人の特徴に潜む大きな問題点 自責思考の人の特徴に潜む大きな問題点
  2. 寸志とボーナスの違いとは 寸志とボーナスの違いとは
  3. 転職を成功させるためにやっておくべき自己分析の方法 転職を成功させるためにやっておくべき自己分析の方法…
  4. 尊敬される人間関係を築ける人の9つの特徴 尊敬される人間関係を築ける人の9つの特徴
  5. リーダーシップがとれない上司の15の共通点 リーダーシップがとれない上司に共通する15の特徴
  6. 出世する人に共通する20の特徴【あなたの出世度を診断してみよう】 出世する人に共通する20の特徴【あなたの出世度を診…
  7. メンタルが弱い人必見!メンタルが強い人になる特徴・改善方法 メンタルが弱い人必見!メンタルが強い人の特徴・改善…
  8. 営業マンに必要な適性・スキル 営業マンに必要な3つの適性・スキル
  9. コンプライアンスの意味と使い方 コンプライアンスの意味と使い方
  10. 要領がいい人に共通する7つの特徴 要領がいい人に共通する7つの特徴

最近の記事

  1. 【営業職のやりがい・スキル・キャリアプランまとめ】営業の魅力を知ろう!
  2. できる営業マンの特徴10選!これであなたも結果にコミットできる!
  3. 無口な人の7つの特徴
  4. 空気が読めない人の5つの特徴と対処法
  5. ソリューション営業を実践するための5つのプロセス
PAGE TOP