議事録の書き方の2つのポイント

ビジネスにおいて会議は大変重視されますが、その重要な会議の記録であるにも関わらず案外軽視されがちな存在なのが議事録です。議事録はとったりとらなかったりすることからその重要性が曖昧になりがちですが、本来議事録は会議で話し合われた事項や情報を社内全体で共有する上で大きな役割を果たすものであり、有効に活用すれば会社の貴重な財産になるといっても過言ではありません。それだけにポイントをおさえた適切な方法で議事録を作成することが大切になってきます。そこで今回は議事録の書き方において大変重要なポイントなのに、他サイトや議事録の作成マニュアル等ではほとんど紹介されていない二つの事項に絞って皆さんに御紹介することに致します。


①議事録は表題が大切

例えば次のような議事録の表題を読んで、皆さんはどのような会議が行われたかお分かりになるでしょうか。

・商品宣伝会議
・事業戦略会議

例えば一番目の例は商品を宣伝することに関する会議であることは何となくわかりますが、具体的にどのような商品のどのような宣伝に関して、どういったことを話し合った会議なのかまでは表題だけではわかりません。では、なぜ具体的なことが表題からわからないことがいけないのか。議事録は年月の経過と共にどんどん増えてゆくことになります。議事録を社内情報として有効に活かすには、機械的に議事録を保管するだけでなく必要に応じて議事録をスムーズにスピーディーに検索できるようにすることが大切です。

例示したような具体性も無く、工夫も無い表題では似たような表題の議事録がたまってゆくだけとなり検索にも時間を要するにようになることから、議事録も有効活用されなくなってしまいます。議事録は後々「○○のテーマで社内で話し合われた意見を知りたい」となった場合にもスムーズに辿り付けるよう、できるだけ具体的な表題にすることが大切なのです。例えば「商品宣伝会議」という表題を

平成○年○月度新商品Aのネット広告媒体選定に関する検討会議

とすれば、表題だけで誰でも会議内容をかなり掴めるようになります。また、議事録を後から検索する場合にこのような表題にしていれば商品Aが既に何度もモデルチェンジしていたとしても、この会議は初代モデルが対象になっていることがすぐにわかります。その他、広告宣伝の方法を話し合ったのではなく「ネット広告の媒体選定」について話し合ったこともこの表題だけわかりますので、商品Aが新発売された当時のネット以外の広告手法の議事録を探している人はこの表題だけで対象外となることがすぐに判断できます。つまり会議に参加していない人が検索する場合を想定した、わかりやすく具体的な表題にすることが実は議事内容以上に大切なことなのです。


②議事録の項目でもっとも注力すべきは「会議の目的」

一般的な議事録作成のフォーマットでは会議の期日、時間、場所、参加者等の項目が並んでおり、それらを埋めたら後は「議事内容」を箇条書きすれば良いようになっていますが、もしこれらの項目の中に「会議の目的」というものがなければフォーマットを訂正した方が良いと言えます。なぜなら「会議の目的」は不可欠な項目であるからです。

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