【効率良く質の高い意見を引き出す】良い会議の進め方

会議は社員の意見をまとめて会社の方向性を定めたり、意思決定を行う大事な役割を果たしています。ですが会議が長引いてしまう、話が一向にまとまらない、意見を出しにくいなど、会議における悩みも尽きません。会議を円滑に進め、参加者の意見を集約するために必要な要素を今回はご紹介していきます。

◎会議を始める前の事前準備

会議の意見

①何のための会議か、目的を参加者全員で共有する

会議は、参加者がそれぞれの意見を持ち合って話し合うことが、良い意思決定をする上でとても大切です。会議の場で、はじめて議題を発表するような状況であれば、参加者はまずどんな意見をしたら良いのか、考えるところからスタートしてしまいます。参加者には、事前に会議の目的を共有しておくことで、意見を整理した上で会議にのぞむことができるでしょう。

②会議室の使用時間を設定する

人間が継続して集中できる時間には限りがあります。ダラダラと会議を続けても時間はもったいないし、良い意見も出にくくなります。会議をするときは最長で2時間と設定し、逆算して会議を進めていきましょう。もしその会議で意見がまとまらなかったら、次の会議の場を新たに設定して2時間を上限に行いましょう。

③出席者を最小限にする

関係者イコール参加者になっていませんか。会議は意思決定をする場です。大勢の社員を集めて、意見が一致するまでの過程を見てもらうために行うのではありません。部署内の意見は、各部署の責任者が集約しておき、会議に参加する人は、各部署の責任者のみとしましょう。

◎会議中の注意点

効率良い会議

④会議の進行役・議事録

会議の開始前までに、司会進行役と議事録の担当者を選んでおきます。司会進行役は明るく元気に、空気をコントロールできる人を抜擢してください。進行役が会議の善し悪しを決めます。また議事録は細かく分かりやすく記載できる人を選びましょう。

⑤議題ごとに時間を割り振る

いくつかの議題を会議で話し合う時は、それぞれの議題の時間配分を事前に決めておきましょう。その時間を進行役が管理して、参加者の意見を時間内に述べてもらうようにします。そうすることでテンポ良く会議を進行できるでしょう。

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