キックオフミーティングの意味と進め方とは

キックオフミーティングの意味と進め方とは

ビジネスの現場において日夜様々なミーティングが行われていますが、参加する各ミーティングを実りあるものとするにはその目的や意義を正しく理解した上で参加することが大切です。では、そのミーティングの一つである「キックオフミーティング」の正しい意味や意義などについて、皆さんは御存知でしょうか。

キックオフミーティングはプロジェクトを成功に導く上で欠かすことができない大切なミーティングなのです。そのキックオフミーティングの意味や意義、キックオフミーティングの効果を高めるための進め方のポイント等について御紹介することに致しましょう。


キックオフミーティングとは

キックオフミーティングとは何かということから確認しましょう。まず「キックオフ」とはサッカーの試合開始を意味するもので、ボールを蹴りだすことで試合がスタートしますがその行為を「キックオフ」と呼びます。そうした試合開始の意味合いを「ミーティング」と言う言葉と組み合わせることで、プロジェクト等を始動させるために行うミーティングのことを「キックオフミーティング」と呼称するようになった訳です。

では、プロジェクトを始動させるためにはどのようなミーティングが必要かを考えてみましょう。例えばプロジェクトの具体的な目標や目的とは何か、どんなメンバーが参加するのか、それぞれどんな役割を担うのか、どのように協力し合うのか、どんな方針に基づいて仕事へ取り組めば良いか等々、プロジェクト始動にあたって参加するメンバー全員が周知していなければならない事項は多々あります。

キックオフミーティングとは、「プロジェクトに関わるメンバー全員が共有すべき情報や事項を全て確認し合うと共に目指すべきゴール等を共有し、一致団結してプロジェクトに邁進できるようにするために行うミーティング」といえます。


キックオフミーティングの進め方のポイント

キックオフミーティングの意味や目的が理解できれば、キックオフミーティングを進める上で何が大切かも自ずと理解できてきます。それではポイントを確認することにしましょう。

①プロジェクトに参加する全員が参加すること

プロジェクトのスタート時だからといった情緒的な意味だけで、全員参加が大切なわけではありません。参加者全員の情報共有や共通理解を促すことが最大の目的でもある訳ですから、全員参加は必須です。キックオフミーティングを召集するリーダーは全員が参加できるスケジュール調整を行うことと並行して、キックオフミーティングの重要性をメンバーへ告知し、仕事のやり繰りをさせてでも必ず参加するよう働きかける強いリーダーシップを発揮することがとても重要になります。


②自己紹介をさせる

義務やルールといったほどではありませんが、キックオフミーティングはメンバーが一堂に会する貴重な機会でもあります。プロジェクトに参加するメンバー同士のスムーズなコミュニケーションを促進する意味で、リーダーが参加者を紹介するのではなく「自己紹介」させること、またその時間を設けることが望ましいと言えます。

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