5W1Hの意味・使い方

5W1Hの意味・使い方

ビジネスシーンにおいて、会話や報告書、メールを通じてコミュニケーションをとる場合、5W1Hを踏まえて伝えることが大事です。では「5W1H」とは具体的に如何なるものなのか、またビジネス文書を作成する場合に大切にすべき5W1Hを用いた書き方、5W1Hの使い方のポイントなどについて解説して参ります。

5W1Hの意味

5W1Hの意味5W1Hはこれからご紹介する6つの要素を表す言葉を合体させたものです。それぞれの要素は以下のとおりです。

5W1Hを構成する6つの要素
・だれが(Who)
・いつ (When)
・どこで(Where)
・なにを(What)
・なぜ、どうして(Why)
・どのように(How)

これら6つの英単語の最初のイニシャルのうち、「W」から始める5つと「H」から始まる一語のそれぞれの頭文字を組み合わせて「5W1H」と呼称しています。特にビジネスにおいて情報を相手に伝える場合、これら6つの要素をカバーすると漏れがなく、正しく情報が伝わることからビジネスの基本ノウハウとして「5W1H」は広く浸透していった訳です。

5W1Hは「新聞記事の要素」

5W1Hは、ライターが新聞記事を作成する上で、表現するための必須要素とされていました。新聞記事は、記事内容を正確に伝えることが使命といえるビジネス文書。記事を読む読者は、人によってさまざまな視点を持っていることから、曖昧な表現をしてしまうと事実が正確に伝わらず、情報媒体として十分に機能できていないことになってしまいます。

5W1Hを踏まえれば「伝えたい事実」を正確に伝えることができるため、新聞記者は、取材時はもちろん、記事として書き出す際は5W1Hを網羅することを心掛けて執筆しています。新聞記事が大切にしてきた5W1Hの要素は、大切な情報を互いに共有し合う必要が頻繁に生じるビジネスの場面で利用されるようになったのは必然だと言っても良いでしょう。

5W1Hの使い方・例文

5W1Hの使い方・例文では5WIHはどのように使えば良いのでしょうか。具体的な例文を用いて5W1Hの使い方を確認することにしましょう。

5W1Hの例文

「私は先週、本社で行われる会議に出席するために新幹線で大阪から東京へ向かいました。」

ではこの例文のどの部分が5WIHにそれぞれ当てはまるか、該当する箇所を当てはめてみることにします。

・だれが(Who):私
・いつ (When):先週
・どこで(Where):大阪から東京へ
・なにを(した)(What):向かった
・なぜ、どうして(Why):本社で行われる会議に出席するため
・どのように(How):新幹線で

このように文章を5W1Hで分解してみると、この例文が相手に情報を伝える場合に必要な要素を全て網羅していることが確認できますし、同時に5W1Hを漏らすことなく文に盛り込めば、情報が的確に伝えられることを改めて理解できたのではないでしょうか。

5WIHの使い方・捕捉

5WIHの使い方について補足をしますと、例文を読んだ時点では「なにを(What)」に該当するものがわからなかった方がいたかも知れません。「なにを(What)」は物だけに限定されないこと、むしろ「行為」をさす場合が多いことがポイントになります。

そのため「何を」ではなく、カッコ書きをしたとおり「何をした」という意味で「What」をとらえると理解しやすくなります。

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