遅刻・早退・欠勤時に会社へ連絡する時のマナー

遅刻・早退・欠勤時に会社へ連絡する時のマナー

遅刻・早退・欠勤は、社会人としては避けたい出来事です。しかし「電車が遅延しており、就業時間に間に合わない」「体調を崩してしまい、安静にしたい」など、避けられない場合もあります。そのような時、あなたはどう対処するべきなのでしょうか。今回は、社会人として知っておきたい「遅刻・早退・欠勤時に会社へ連絡する時のマナー」をご紹介します。心得ておくだけで、上司や職場への心象も変化し、職場でのみなさんの働き方にも作用してきますよ。


遅刻・早退・欠勤は会社にとってどのようなこと?

連絡マナーを伝える前に、社員であるあなたが遅刻や早退をしてしまうと、企業はどのような損害が発生するのかを考えていきます。

事業計画が遅れる

遅刻・早退・欠勤を歓迎する人は、間違いなくいないでしょう。なぜなら会社は、事業計画を達成するために社員の皆さんを雇っており、それぞれ役割やミッションを与えて日々仕事を進めているからです。一人の社員が遅刻すれば、その分、計画は遅れてしまいます。

もちろん、遅刻や欠勤で空いた穴は、他の人がカバーしていると思いますが、それに伴って残業が発生すれば、残業代の支払いも増えるため、人件費がかさむことにもなります。このことを前提に考えると、遅刻・早退・欠勤によって突然人員が減るということは会社にとって大きな不利益になると言えそうです。

また、早退や欠勤する社員が営業マンであれば、会社の売上計画に直接的に影響してしまいます。特に月末などの営業目標を追いかけている大事な時期であれば、周りの営業マンも多くのアポイントをお客様とセッティングしているはずです。そのような時期であれば、遅刻や早退で商談に行けない営業マンの代わりに商談へ行くことが厳しいときもあるでしょう。そうなると、商談は後日に繰り越して再設定しなければならず、売上への影響も現れます。かと言って、「体調が悪いのに、絶対に来い!」という要求には無理があるでしょう。目標を達成する上で会社にとってみなさんは大切な戦力であり、大切な人材です。


遅刻・早退・欠勤時に会社へ連絡する時の4つのステップ

①早く知らせる

「体調を崩してしまった時」「電車が遅延しているなどのトラブルに見舞われた時」には、遅刻・早退・欠勤はしょうがない出来事と言えそうです。では、そんな状況のなかで不利益を最小限に留め・最大限の利益を生むためにはどうしたら良いでしょうか。それは「わかった時点でなるべく早く知らせる」ということです。

よく周りの目を気にして、「体調が悪いのに言い出せない」という方もいますが、遠慮をしてはいけません。このような場合は、可能性が生じた時点で上司に伝えておきましょう。

本来、決して悪い評価につながると考える必要のないことです。早めの段階で「体調が悪いため、明日、お休みを頂くかもしれません。」と伝えておけば、上司もそこで適切な対応ができ、大切な時間を補うために手立てを講じることができます。そして、なるべく早く報告しておくということは、結果として利益を最大につなげることになります。


②状況を冷静に伝える

「遅刻してしまう」ということに関しては、約束の時間ギリギリに報告することになるのも仕方がないケースといえます。この場合は、分かった時点で状況を冷静に伝えることが大切になります。

遅刻の連絡をする時にやってしまいがちな失敗として、「到着時間を守れない」という二段階の遅刻になるというケースです。これも先述したように周囲の目を気にしすぎた結果、犯してしまう失敗です。その場しのぎの体の良い返答は、大きな不利益につながることもあるため、正確に冷静に伝えることを優先しましょう。

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