仕事のミスを減らす11の方法

仕事のミスを減らす11の方法

仕事にミスはつきもの。ですが人によってミスが多い人と少ない人に分かれてしまいます。その違いは、チェックするときにどのような差があるのでしょうか。ミスが多いと相手からの信用を失ってしまいます。そうならないためにも仕事のミスを減らす方法を11点ご紹介していきます。


仕事を依頼されたタイミングのミスを減らす方法

仕事を依頼されたタイミングのミスを減らす方法

(1)メモを取る

仕事でミスをする人は、依頼された仕事内容についてメモを取ろうとしません。その結果、依頼内容に漏れが発生したり、依頼されたこと自体を忘れてしまいます。仕事のミスを減らすためには、普段からメモ用紙とペンを持ち歩き、依頼された内容を漏れなく書き出すことが大切です。

もし指示内容を伝えるスピードが速くて書き出せなかったり、曖昧になっている項目があればその場ですぐに確認するようにしましょう。

(2)指示内容や目的が間違っていないかを指示者に再確認する

仕事でミスが多い人の原因の一つに、上司の指示内容を聞き違いしていたり、勘違いや誤解をしている場合。上司から指示された内容をメモにとっていたとしても、受け取り方そのものを間違えてしまうと仕事のミスは必然的に発生してしまうのです。つまり、指示内容に耳を傾けること、しっかりとメモを取るだけでは仕事のミスを解消しないということです。

ではどうすれば良いのか。その有効な解決方法は、上司に対して自分が理解している指示内容や作業目的が間違えていないかを伝え、それで正しいかどうかを確認することです。うっかり勘違いや誤解、あるいは思い込みがあった場合には、指示者から誤っている点を指摘してもらえるため、勘違いに基づいたミスを減らすことができる訳です。


指示内容が一通り完了したときのミスを減らす方法

指示内容が一通り完了したときのミスを減らす方法

(3)提出前の再チェックを義務付ける

仕事が完了すれば誰でも達成感や解放感を味わいたくなるものですし、「これで仕事はお終い!」と考えたくなるものですが、こうした発想が、実は仕事上のミスを見逃す大きな要因にもなっています。

ポイントは、依頼された仕事を処理した時点を業務完了とするのではなく、再確認し終わってから完了という意識を持つことです。誤字脱字はもちろん文章構成や数式にミスがないか、指示通り要件を満たしているかなど、細かく厳しい視点で再度チェックを行うことを習慣化させることが大切です。一通り終えた仕事を、疑いの目で厳しくチェックし、ミスが発見されなかったらその時点で業務完了、もしミスが発見された場合は修正・解消し終えた時点で「フィニッシュ」と考えることです。

(4)ダブルチェックを徹底する

成果物を提出する前に、ミスの少ない人に確認してもらう方法は効果があります。チェックするとき、実は人によって確認する視点が異なります。自分でチェックして「問題ない」と思っても、他の人の視点から見るとミスが見つかることも少なくありません。

例えば主要な箇所の一部しかチェックしなかったり、自分が追記・修正した部分しかチェックしない状態になると、修正箇所に関連する項目に不備が見つかったりすることもよくあります。ミスを減らすには、ミスが少ない人のチェックする視点を取り入れることも重要です。

(5)指さし・声出し確認をする

チェックするとき、目で追うだけでは不十分。指をさした部分を目で追いながら声に出して確認すると、頭の回転も冴え渡るため非常に効果的です。「目」「指」「口」の3つの感覚器官を使うことによって意識が強くなり、集中力や注意力が向上するため、ミスを減らすことができるのです。

大きな声で行う必要はありません。オフィスには他の人もいるはずなので、口を動かす程度でも効果があります。一度試してみてくださいね。

(6)チェック項目を整理しておく

依頼される仕事がいつも同じような内容なら、チェック項目を整理しておくのもひとつの方法。確認した気持ちになっていても漏れがあるのが人間です。チェック項目を見ながら確認することでケアレスミスを防ぐことができるのです。チェック項目以外でミスをしたら、そのミスもチェック項目に付け加えるようにしましょう。

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