【内定辞退・面接辞退】メールでの伝え方(例文付き)

【内定辞退・面接辞退】メールでの伝え方(例文付き)

転職する場合、1社のみ選考に進めるのではなく、同時期にいくつかの会社に応募することがほとんどだと思います。当然、希望の勤務先に内定をもらったら、選考が進んでいる他の会社に辞退の連絡をする必要がありますが、このとき、気を付けないといけないことがあります。

世間は広いようで、意外に狭いもの。長い人生の中で、誰と一緒に仕事をすることになるか判りませんし、面接で接点をもった担当者や面接官が取引先になったり、会社の統合や合併で上司になってしまったりといった、思わぬ事態になることさえあるのです。そのため、面接を辞退するときは、とにかく失礼の無いように誠意をもって対応していく必要があります。今回は選考の辞退をするときの断り方について解説していきます。



人材採用には想像以上のコストがかかっている

辞退をするときの断り方をご紹介する前に、面接を受ける前の心構えとして、大事なことをお伝えします。それは、企業は人材確保のために大きなコストをかけているという点です。中途採用を考える企業は、採用する人間の人件費以外にも、広告費やヘッドハンター、リクルーターといった人間への報酬を支払って、採用活動をしており、膨大な費用がかかっています。応募者にとっては「とりあえず受けてみよう」かもしれませんが、企業にとっては最良の人材を選択する手間と時間がかかっていることを決して忘れてはなりません。

あなたに対して出した採用のオファーを断った場合、企業側は新たに人を探したり、応募者の中からほかの人間を採用する手立てを考えなくてはいけなくなるので、必要以上に時間をかけてお断りすることが、もっとも失礼かつ非効率なものとなることだけは肝に銘じておく必要があります。時間をかけて慇懃無礼な詫び状を出すよりも早く結論を出すことのほうが、よほど礼を尽くしたことになるというわけです。

それでは次に、辞退をするときの断り方をご紹介していきます。



◎転職の辞退の方法

転職の辞退を伝えるときに最も気を使うパターンは、自分自身で直接、企業に辞退を伝えないといけないときです。企業が出している求人の告知に応募した場合、面接の日取りも、辞退についても自分で行う必要がでてきます。

少し前までは、選考や内定を辞退する場合、企業に出向いて口頭でお断りするのがひとつのルールになっていましたが、今ではメールでお断りの文書を送付することが一般的になっています。いきなり電話をかけるよりも、後で確認することもできるため、メールで送付するようにしましょう。その代わりに記載する内容についてはしっかりと失礼のないものを送付することが肝要となります。

まず他社と比較して、「ほかの企業の雇用条件がよかった」といった内容は、仮にそれが本当のことでも書くべきではありません。あくまで自分のキャリアパスとしてやりたい仕事が見つかったので等々、読み手がある程度納得するようなことを簡潔に記載してお詫びの言葉を添えて送付するようにしましょう。例を以下に記載しておきます。



◎内定辞退のお詫びのメール

件名:貴社内定辞退のお詫び

○○株式会社
人事部 ○○ ○○様

お世話になっております。
先日、面接のお時間を頂きました○○です。
先日は内定のご連絡を頂き、誠に有り難う御座います。

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