【メールボックスが溜まっている人に贈る】優先順位のつけ方

【メールボックスが溜まっている人に贈る】優先順位のつけ方

メールボックスが溜まっている人への印象についてアンケートを取ると以下のような回答がありました。

  • 仕事が遅く、ビジネスマンとして信頼できない(34歳・会社員男性)
  • メールチェックを怠る人はだらしないイメージ(28歳・事務員女性)
  • ミスや失念が多く、仕事への責任感がない(42歳・会社役員)

趣味やプライベートに関するメールならまだしも、取引先から届くメールに目を通す習慣のない人は周囲の評価が低くなってしまう傾向があり、非常に勿体ないといえます。

メールは相手に返事するのがマナーであり、そうでなければ、仕事は進みません。できれば、即レスを心掛けた方がいいでしょう。とはいえ、メールの返信ばかりに気を取られてしまうと他の業務に支障をきたす恐れもあるため要注意です。

ここでは、メールボックスを溜めてはいけない理由、早く返信する方法やコツなどをご紹介します。

即レスは、相手に安心感を与える

メールチェックはたしかに面倒な作業です。しかし、それは自分のためであり、何よりも返事を待っている相手のためでもあるのです。

メールは声も姿もない、文字だけのコミュニケーションです。そのため、多くの人が文面の言葉遣いに気を遣っています。「~であれば幸いです」「何卒宜しくお願い申し上げます」など、慇懃無礼に感じるほど丁寧な表現を用いることが多いです。

これは、メールを送る相手に敬意を表していることを伝える意味があるのはもちろん、話し言葉を用いて相手に誤解を与えてしまったり、失礼な印象を持たれたりしないためのもの。文字だけのコミュニケーションはそれほど気を遣うものなのです。

ところが、これだけ文面に気を遣っているのに、メールの返信時間に無頓着な人は残念ながら多いものです。確かに、普段の業務で忙しいかもしれませんが、即レスすれば相手は「あぁ、メールを読んでくれた。ひとまず安心だ」と思うはず。返信スピードの速さは、相手のあなたに対する信頼を高める上で大切なこと。

メールボックスを溜めてしまい、返信が遅くなりがち人は、ぜひ相手との関係性のことを考えてみてください。そうすれば、自然に返信できるようになるはずです。

返信メールを送るときの優先順位のつけ方

メールボックスには、日々新しいメールが送られてくるもの。見るのもウンザリという人は多いでしょう。しかし、「相手のことを考える」ことを逆手に取ればラクになります。要するに、「相手不在」のメールなら優先順位を下げて良いのです。

代表的なのが「広告的なメール。一度、名刺交換すると、お知らせなどをメールしてくる企業は多いです。そうしたものはさっと目を通したら、とりあえずもう読まない。次に行きましょう。

次が「返信期日が設けられていないメール」。返信の重要性が高いメールには、締め切りがあるものです。それは優先的に返信しなければなりません。逆に、通知やお知らせといった用件のメールは後回しで大丈夫です。時間があるときに読みましょう。

返信するときの目安は以下を参考にしてください。「早」は早めの返信を心がける、「遅」は後回しでも基本的にオッケーという意味です。

相手の要件 社内メール 社外メール
お知らせ・通知メール
お礼メール
質問メール 状況による
お詫び・謝罪メール
案内メール 状況による
お祝いメール
クレームメール

このように自分でフィルタリングをかければ、即レスが必要なメールかどうかを見分けることができます。基本、取引先や顧客へのメールは早めの返信を心がけましょう。

メールチェックだけすればいいというものではない

たまにビジネス関連の書籍やサイトで、「メールボックスを見たら、その場に留まり集中して返信せよ!」という内容を見ることがありますが、これは考え物です。

メールチェックそのものは大事ですが、多くの場合、直接的に利益を生み出す行動ではありません。もし半日メールチェックだけをしていたら、それこそ「仕事がデキない人」と思われるでしょう。

加えて、注意が必要なのは、メールチェックをしていると「仕事をやった気分」になってしまうことです。なにせチェックや返信は時間がかかるもの。そのため、終わるとなんだか達成感を得られるのです。しかし、それは要注意。繰り返しになりますが、メールチェックは利益につながる行動ではあっても、利益を生み出す行動ではありません。

メールボックスを見てまずやることは、「即レスが必要なものと、そうでないものの振り分け」です。そして、即レスが終わったら、後はメールボックスから離れることをオススメします。そうでなければ、本来やるべき仕事がメールチェックに奪われてしまいます。

メールはスマホでチェックできるようにする

個人のメールは、スマホとPCを同期させている人は多いでしょう。これなら移動中でもスマホでチェックできますし、返信までできます。一方、会社のメールは社内で閲覧するのが普通です。

もし会社が外部でのメールチェックを許可しているのであれば、転送設定などをかけて、スマホに送られてくるような仕組みを作っておくことをオススメします。要するに、「デスクに座ってメールチェックしている暇があるなら、外へ出て営業しろ!」ということですね。

さいごに

会社とは営利集団ですから、メールチェックの速さでは評価してくれません。結局は営業成績が判断基準になります。そのため、外部でのメールチェックを含めて、さまざまな準備を構築しておくべきなのです。幸い、今はスマホのような高機能な電子機器がある時代です。工夫次第でなんとでもなります。

20年、30年前のビジネスマンのことを考えてみてください。メールも携帯電話もないので、公衆電話で連絡。記録を取るためにメモ帳に記入していたわけです。この苦労を考えれば、メールチェックの煩雑さなんて、なんてことのない作業に思えてきませんか。

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