移転祝いのメールを送るマナー・メール文例集

お世話になっている取引先の事務所等が移転した場合、移転祝いのメールを送ることはマナーと言って良いでしょう。しかしながら移転祝いのメールはそう頻繁に作成する機会があるものではありませんので、いざ必要が生じた場合にどのようなことを書けば良いのか、すぐには思い浮かべにくいものですよね。そこで、取引先等が移転となった場合にどのような移転祝いのメールを送れば良いか、具体的な文例をポイントとなるマナー等と共に紹介することに致します。


①移転祝いメールは送信のタイミングをはかる

移転祝いのメールを送る際に気を配った方が良いこととは、移転祝いのメールを送るタイミングです。例えば移転当日は荷物の運び込みや家具の配置等々で相手方は忙殺されている可能性があること、あるいは家具等の運搬が終わっていたとしてもネットがまだ使えない環境であること等が予測されます。従ってメールを送る場合には、相手方のメールがモバイルメールかPCメールかによってタイミングを変えて送信した方が良いと言えます。


モバイルメールの場合

PCがすぐに使えないことを見越してメールを確認できるよう、モバイルに着信するメールについては常時受信できるようにしていることは十分考えられます。しかしながら、移転日当日の受信メールの確認は主に緊急性の高い重要なメールが着信していないかを確認する、いわば「非常時の対応」のような状況と言えます。移転祝いのメールは受け取った側としては嬉しい限りですが、もし移転日当日の慌しい時間帯にメールを送ればかえって相手方に気を遣わせることになります。そこでモバイルメールに移転祝いメールを送る場合、移転作業等がひと段落するであろう夕刻頃、もしくは翌日の午前中頃に送ると良いと言えます。


PCメールの場合

相手方のメールアドレスがPCメールの場合、移転当日はPCやネットがすぐには使えない場合が十分考えられますので移転日当日に移転祝いメールを送ることはマナー違反と言うより、相手方が見ることができない可能性があります。「どうせ見ることが出来ないなら早めに送っておいて、相手が都合の良い時に見てもらえば良いのではないか」と思った方もいるかも知れません。

しかし受信日時は受け取った相手も気になる点です。相手がメールを開けたタイミングが遅くなればやはり相手方に気を遣わせる結果となります。従ってPCメールは移転日の翌日、または翌々日に送るようにし、当日の送信は避けた方が良いでしょう。

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