【送付マナー】契約書を郵送するときに気を付けるべき5つのこと

【送付マナー】契約書を郵送するときに気を付けるべき5つのこと

契約書の作成や送付はビジネスマンにとって重要な業務であり、社会人にとって最低限のビジネスマナーだと言えます。知らなかったから…では済まされない失礼な対応とならないよう十分に理解しておく必要があります。そこで今回は契約書を郵送で送付する際のマナーについてお話したいと思います。契約書を郵送するときにはどんなことに気をつけなければならないのか、5つのポイントに分けて解説していきたいと思います。


契約書を郵送する際の送付マナー5つ

①取り扱いには十分気をつける

契約書は重要な書類です。言うまでもなく、取り扱いには十分気をつけましょう。汚してしまわないようにすることはもちろん、郵送時には大きめの封筒を用意し、折り曲げたりしないように封筒へ入れることがマナーとなることを知っておいて下さい。郵送時に折れ曲がったりしないようにするためにもクリアファイルなどに契約書を入れたものを封筒へ入れる必要があります。


②送付状をつける

契約書などの書類を郵送で送る際には、封筒に入れての送付になるため、受け取った側は開封するまで何の書類が届いたのかが分かりません。何の契約書なのか、担当者は誰なのか、などを明記した送付状を付けて送ることがビジネスマナーです。受け取る相手のことを考え、少しでも手をわずらわせないように配慮することがビジネスマナーとして求められます。


③契約書は簡易書留か配達記録郵便で送る

契約書は送る方、送られる方、双方にとって非常に重要な書類となります。送ったかどうかわからない、届いたかどうかわからない、とならないようにするため簡易書留か配達記録郵便で送付するのがマナーです。またその際には先方へ、簡易書留もしくは配達記録郵便などで送付した旨を事前に伝えておくこともマナーです。


④契約書への捺印の順番

契約書には、送る方・送られる方の双方の捺印が必要となるわけですが、ここで気になるのが捺印の順番です。送る側が先に2通に捺印して送るべきなのか、と迷うケースは多いかもしれません。原則的には金銭の授受がある時には受け取る側が先に捺印するのが決まりです。またその他の場合においては、契約内容などにもよりますが、一般的には契約書を作成し送付する側が先に捺印して送付、1通を返送してもらうという流れが一般的です。

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