ビジネスマナーを心得たメール返信の催促をする書き方

電子メールはビジネス、プライベートと共に電話をしのぐコミュニケーションツールとして、日夜莫大な量が世界中で行き交っている状況ですが、そのような状況にも関わらず意外に知られていないのが電子メールのビジネスマナーです。例えば今回のテーマとして挙げました「メールでの返信を催促する場合」にはマナー上どんなことに気をつければ良いのか、皆さんはお分かりになるでしょうか。

メール返信に限らず、相手に何か催促する場合には特にマナーに留意しておかないと相手の気分を害してしまい、無用な摩擦やトラブルが生じてしまうこともあります。ビジネスで頻繁に利用するメールですので、不要な摩擦は避けたいものです。そこで今回はメールでの返信を催促する上で相手を不快にしないマナーについて御紹介することに致します。


「お願いする」という立場を堅持すること

メールでの返信を催促する上で、最も大切な心構えは「催促するのではなく、お願いすること」です。そもそもメールに限らずビジネス上で「催促」が許されるのは限られた場面です。ましてメールを1回出してまだ返信が来ないと言うレベルで「催促」をしていれば、冒頭でお伝えした不要な摩擦を生む原因になります。従って、メールを出すこちら側の目的は「催促」であっても構いませんが、催促の企図を前面に出すことは避けるべきです。少なくとも初期段階は「お願いする」という姿勢でメール文を作成することが大切なことであり、マナーでもあります。


「返信」ではなく「確認」を主体にすること

では「お願い」する立場でなら「返信要求」を主体にしたメールを出して良いかというと、「返信要求」を強く感じさせてしまうメールは、ビジネスメールとしては好ましくありません。相手方には例えばパソコンが不調であったりとか、急用が生じたためにメールが確認できていなかったり等々、様々な事情があった可能性も考えられます。もしそうした事情があった場合に「いつまでに返信が必要だ。急いで返信をくれ」といったメール催促の要求が前面に出たメールを受け取ったなら、相手側はかなり気分を害することになるからです。

では、そうならないように返信の催促をするにはどう伝えれば良いかということですが、それがこの見出しでもある「こちらから出したメールは無事届いたか、受け取れたか」といった「確認」を主体として、その「確認」の「ついで」に返信を催促するという文章内容にすると言うことです。例えば次のような例文です。

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