【ビジネスメール】読みたくなる件名の書き方

ある民間企業の調査によると会社員は1日あたり平均100件前後、中堅以上の企業の役員クラスとなると300件から500件ものメールを毎日受け取っているといったデータがあります。こうした膨大な数のメールを日常的に受け取っていることから、送った側は一通のメールであっても受け取った側にしてみれば何十分の一、何百分の一のメールとなってしまうため、なかなかすぐには目を通せないといったことが生じます。

そのため、もし一刻も早く自分が送ったメールを読んでもらいたい場合には相手側のそうした状況を前提に対策を考えた方が得策と言えますが、今回のテーマである「相手が読みたくなる件名にする」ことが、その最も有効な対策と言って良いでしょう。それではビジネス上でやり取りするメールの件名をどう工夫すれば相手が優先的に読みたくなるか、ご紹介して参りましょう。


①件名が具体的に記載されている

例えば次のような件名のメールを受け取った場合、皆さんはどのように感じるでしょうか。

・会議の件
・A社の件

このような件名では何の会議なのか、A社の何の件に関することなのか等さっぱりわかりませんので相手は目を通すことが面倒になり、後回しにされる確率が高まります。相手に読みたいと思わせるには件名が簡潔であることも大切ですが、同時に何を伝えようとしているのか具体性があることも大切なのです。それでは先ほどの例を次のように改めてみましょう。

・10月1日実施「B商品販売戦略会議」での配布資料確認の件
・A社より提案された2案の契約額案回答のお願い

このような情報があれば、相手側はメールの件名だけで用件を掴めますので、具体性のない案件より優先的に読んでもらえる確率は大きく高まります。


②件名にできるだけ「数字」を含めること

このブログ記事でも実は数字を記事タイトルに含める場合が大変多いのですが、その理由は例で比較するとわかりやすくなります。例えば次のようなタイトルがあった場合、皆さんはAとB、どちらを読みたくなりますか。

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