商談後にお礼の手紙・メールを送るときの注意点と例文

商談後にお客様へお礼の手紙やメールを出す以上、やはりお客様との関係を更に良好にしたいものですし、次の商談へ出来るだけつながるような内容にしたいものです。そこで、例文をあげながら商談後のお礼の手紙やメールを送る場合のポイント、注意点等をご紹介しますのでお礼の手紙を作成する際の参考にして下さい。


①相手の立場に立った感謝の言葉を伝える

まず、出だしの文から確認することにしましょう。さっそくですが、下記の二つの例文をご覧ください。

【例文】

◯ 過日は大変お忙しい中、貴重な時間を頂きまして誠にありがとうございました。
✖️ 過日は私共の提案を聞いて頂き、誠にありがとうございました。

ちょっとした違いに思えるかも知れませんが、上段の例文はお客様が忙しい中時間を割いて頂いたことに対する感謝の言葉を伝えているのに対し、後段の例文は「自分達の話を聞いてくれたこと」に謝意を述べています。

同じことを言っているように思えるかも知れませんが、下段の文は「提案を聞いたからお礼を言っている」ようにも取れてしまうことと、お客様が貴重な時間を割いてくれたことへの謝意はそれ程はっきりと伝わってきません。従って、お客様が時間を割いて頂いたことへの謝意がはっきりと伝わる上段の例を、出だし文の基本としましょう。


②商談時に聞き取った悩みや課題などをお礼の内容に添える

手紙やメールに書く内容として、お客様を主体的に考えるという意味で、商談当日お客様がおっしゃっていた課題や困っておられたことを簡潔に整理してお伝えすることが良いと言えます。

このことを伝える意味は二点あります。一つは、お客様の課題に対して関心をもって真剣に耳を傾けていたことをアピールできるということ。もう一点は、事実確認と共に次のアポイントや提案の機会を作るための足がかりにできると言うことです。

【例文】

先日、大変貴重なお話を賜りましたことは感謝の念に堪えません。私としましては、先日頂戴しましたお話の内容を次のように理解致しましたが、もし理解不足な点等ございましたらご指摘頂ければ幸いです。
○○について、目標とされている数値に近づけたいとお考えであること。
○○は大変高度な技術から生まれているため、お客様にその点をもっと分かりやすく伝えたいとお考えだが、まだお客様が満足されている説明が実現出来ていないとお考えであること。


③自社商品や自社のサービスに関係なくとも、お客様に役立つ情報を伝える

お客様の課題に対し「その課題解決には我が社の商品が、サービスが・・」と書いてしまえば、単なるセールスレター、もしくは広告チラシとなってしまいます。自社商品を売り込みたい気持ちはわかりますが、「売り込み」と思われてしまってはせっかくの手紙によってお客様が遠ざかってしまう原因となりかねません。

大切なことは「お客様の課題を解決するには何が最も役立つか」を最優先するということです。従って、自社商品とは無関係であっても、お客様の課題解決に役立つ或いは参考になりそうな情報があるならそれを正確に調べ、その情報を積極的に伝えるようにしましょう。そうすれば「売り込み」ではなく、お客様は「私達の課題を解決するために、協力しようとしてくれている」といった心証を持って頂きやすくなります。

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