上司への依頼・お願いメールの書き方【例文集】

上司に依頼・お願いメールの書き方【例文集】

会社で仕事をしていると、上司に頼みごとをお願いしたり、部下に依頼するなど、お互いを助け合うことは日常的です。ですが、お願いするときの伝え方が口頭によるものではなく、メールで送信する場合は注意が必要。

特に、お願いする相手が上司や目上の人の場合、頼みごとをするにあたって、正しい敬語を丁寧に使うのはビジネスパーソンにとってマナーであり、上司の気持ちを考えた心遣いと誠実さを心掛けるのは大切なことです。礼儀をわきまえたお願いメールを送ることによって、上司も快く頼みごとを引き受けることができますし、社会人として覚えておくべき基本的なビジネスメールでもあります。今回は、上司に依頼やお願いをする際のメールの書き方、注意点について、今一度確認しておきましょう。



上司に依頼メールを書くときの注意点

上司に依頼・お願いメールを書く際の基本として、まずは以下の3点に気をつけておきましょう。

・依頼するときは5W1Hを明確にしたメールを心掛ける
・細かい気遣いを心掛ける
・正しい敬語を使う

どの項目も、上司にお願いメールを送るときは念頭に置いて作成することを心がけなくてはなりません。それぞれを具体的に見ていきましょう。

依頼するときは5W1Hを明確にしたメールを心掛ける

まず、肝心の依頼内容を分かりやすく、より明確に伝えるためにも、メール文中で「いつ・どこで・なにを」などの5W1Hの条件を満たしておく必要があります。仕事に関係する頼みごとは、上司が依頼メールを読んで、その内容をすぐに理解できるものでないと失礼です。上司の貴重な時間を無駄に割いてしまうことにならないように、一読しただけでお願いする内容を把握できる、簡潔なメールを送る必要があります。


細かい気遣いを心掛ける

ビジネスメールは直接伝えるのと比べて、冷たい印象を与えてしまいがちです。只でさえ仕事が多忙な上司に頼みごとをお願いする際は、メール文中に気遣いの言葉をすることが重要です。「お忙しいところ恐縮ですが」「ご多用のところ恐れ入りますが」など、相手を配慮した一文があるかないかで、メールを受け取る上司の気持ちも大きく変わります。お願いメールを送信するときは、あなたの誠実が伝わるようにしたいですね。


正しい敬語を使う

敬語を正しく使うことで、失礼のないように依頼しましょう。上司など目上の人は、メールの依頼内容だけでなく、敬語を正しく使えているかどうかもよく見ています。敬語はビジネスマンにとって基本。使い方には細心の注意を払いましょう。敬語の使い方を間違えてしまうと、評価を下げてしまうことにもなってしまいます。


依頼メールで使える敬語フレーズ集

外国の方が日本語を学ぶ際、「日本語には敬語があるから難しい」と思う通り、世界の言語の中でも日本語は難易度が高く、複雑です。そのため、日本人でも完璧に使いこなせる人はあまり多くありません。特に社会人になると、敬語の「尊敬語」「謙譲語」「丁寧語」の三類型を適切に使用し、ビジネスシーンで失礼のないようにコミュニケーションを図る必要があります。

対面で話す際に、使い方を間違えてしまうことはあっても、見直すことが可能なメールや書面などの文面においては、なるべく完璧に敬語を使いこなしておきたいところです。もし不安な人は、よく使う敬語のフレーズをまずは覚えておきましょう。頼みごとをするときの依頼メールで使える敬語フレーズは、以下のようなものが挙げられます。

・お願い申し上げます
・突然のお願いで
・誠に勝手なお願いで恐縮ですが
・誠に厚かましいお願いですが
・していただけませんでしょうか
・ご依頼申し上げます

このような礼儀をわきまえた依頼フレーズを適宜使用することで、メールを受け取る上司が、気持ち良く引き受けることができるのです。特に、普段仕事での関わりがほとんどない上司に対しては、フレーズを利用して誠実な印象のメールを作ることによって、自分だけでなく、直属の上司や部署全体の評価を上げることにも繋がっていくのではないでしょうか。


シーン別依頼メール例文集

仕事のシーン別に、お願いメール例文を見ていきます。以敬語の使い方で悩んだら、以下の例文を参考にしてみましょう。

資料の確認を依頼するメール例文

件名:「顧客送付資料」ご確認のご依頼
◯◯課長

お疲れ様です。
◯◯です。

株式会社◯◯様へ提出予定の下記資料が完成致しましたので、
別添にてお送りいたします。

■添付ファイル
1:提案書【株式会社◯◯様用】
2:契約書【株式会社◯◯様用】

お忙しいところ恐縮ですが、
ご査収の程、お願い申し上げます。

株式会社◯◯様と◯月◯日に打ち合わせがありますので、
◯月◯日までにご返答いただけますと幸いです。

大変恐縮ですが、ご確認頂きますよう、
何卒宜しくお願い申し上げます。

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