上司に送るお礼メールの書き方【例文集】

上司に送るお礼メールの書き方【例文集】

仕事で円滑なコミュニケーションを図るためには、上司と密に連携を取ることは必須といえます。そのなかで電話はもちろん、上司にメールを送る機会も、意外に多いと思います。業務連絡でメールを送る場合は、そう悩む必要もないかもしれません。しかし仕事のアドバイスをもらったり、サポートしてもらったときなど、何かに対するお礼のメールはどのような文面を心掛けているでしょうか。特に若手社員の方は、言葉遣いやフレーズ、件名をどのように書いたらよいのか、悩んでしまう方も多いのではないでしょうか。そこで今回は、上司にお礼のメールを送るときのコツやマナー、その例文をいくつかご紹介します。


上司にお礼メールを送るときのマナー・コツ

上司にお礼メールを送るときのマナー・コツ

1.メールを送るタイミングを重視する

メールは送るタイミングによって、受け取った上司の印象も変わります。相手が忙しい時間や外出中などは避け、気軽にメールをチェックできる時間帯を狙って送信しましょう。ですがお礼はなるべく早く伝えることが大切です。あまり時間をあけてしまうことのないよう、スピードも意識しましょう。感謝の意を伝えるメールは、12時間以内に送ることをマナーと心掛けましょう。

2.時間に合わせたプラスアルファの言葉を添える

メールに返信する際には、メールが来た時間をチェックしましょう。上司が送ってきた時間をチェックすることで、どのような状況で送られてきたのかを推測することができます。送られてきた時間に合わせたお礼の言葉を添えることにより、感謝やお礼の言葉がよりいっそう引き立ちます。

例えば朝の早い時間帯や夜の遅い時間にメールを受け取った場合は、それぞれ以下のフレーズを冒頭に持ってくるようにしましょう。

◎朝の早い時間帯にメールを受け取った場合
・朝早くのメール、ありがとうございます
・早朝の時間にも関わらず、早急にご対応頂き、感謝いたします
◎夜の遅い時間帯にメールを受け取った場合
・深夜にも関わらず、ご対応頂きありがとうございます
・お忙しい中にも関わらず、メールをお送り頂きありがとうございます

感謝の気持ちが伝わるメールを送ることを意識しましょう。

3.お礼の気持ちが冷めないうちに

お礼を伝える当該の出来事がいつなのかによっても、メールを送る時間は変わります。上司に何かをしてもらった出来事が、午前中の出来事であれば当日の夕方ごろまでに、午後以降であれば翌日の始業時間前までに送信しましょう。時間が経過しすぎると、その出来事に対する感情が冷めてしまいます。上司、そしてあなたも共に、感謝に対する余韻が残っているうちにメールを送るのもビジネスマナーです。

4.件名にもお礼の言葉を入れる

件名は、メールのタイトルです。件名を読んだだけでも、メールの内容が一目でわかる言葉にするのがよいでしょう。お礼のメールの場合、以下のような表現で、単刀直入かつ簡潔に記載しましょう。

◎上司に送るお礼メールの件名例
件名:営業のご同行の御礼
件名:仕事の助言をして頂き、有り難うございました

上司は仕事が忙しい合間に、たくさんのメールをチェックしている可能性があります。「本日の営業のご同行について」などの件名にすると、上司は「なにか問題があったかな?」と疑問を持った状態でメールを開いてしまうため、NGです。上記例のように、件名を分かりやすく簡潔にまとめることも、上司に対する配慮になります。

5.メールの内容は具体的かつ簡潔に

上司に送るメールは、日ごろの行動では読み取れないあなたの一面を伝えることのできる場でもあります。メールの内容如何で、仕事ができるか、できないかの判断をされてしまうこともあります。「仕事ができるやつだな」と評価されるためにも、メールの内容は具体的かつ簡潔にしましょう。こちらの書き方は後述しますね。

6.「取り急ぎ」のフレーズはNG

「取り急ぎお礼まで」という一文は、ビジネスメールで実際によく見かけるフレーズですが、この言葉は使用NGです。上司に送るメッセージの場合、慌てているイメージや雑な印象を持たれてしまいます。「外出中だが、一刻でも早くメールしたい」という場合に使える、マナーをわきまえた言い換え表現は「携帯からのメッセージのため短文にて失礼します」などのフレーズを用いるとよいでしょう。


上司に送るお礼メールの例文集

上司に送るお礼のメールには、感謝の気持ちを念入りに伝えたいですね。また、ビジネスメールとしてのマナーも守りたいものです。そう考えると難しく感じる方もいらっしゃるでしょう。しかし、お礼メールにはある程度決まったフレーズがあり、状況に応じて使うことが出来るものや、いつでも使えるものなどさまざまなフレーズがあります。何を書けばいいのかわからない場合は、とりあえずこうしたフレーズを利用しましょう。

(1)上司への返信メールでお礼を伝える場合

件名:本日の業務内容をお送り頂いた御礼
◯◯課長

お早うございます。
朝早い時間にご対応頂き、ありがとうございます。

本日ご指示頂いた業務をしっかりやり遂げ、
進捗については改めて夕方にご報告させて頂きます。

宜しくお願いいたします。

営業部 ◯◯

上司からメールが送られた時間を確認し、早朝に書いたことがわかる場合は、上記のように記載します。また次のようなフレーズも参考にしてくださいね。

朝の早い時間の場合
・早い時間のご対応、誠に感謝します。
・朝早くのご連絡ありがとうございます。
夜の遅い時間の場合
・深夜にも関わらず丁寧な対応、感謝します。
・遅くまでご対応いただき誠にありがとうございます。

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