久しぶりの相手に送るメールの書き方【文例付き】

久しぶりの相手に送るメールの書き方【例文】

日常でやりとりするプライベートのメールと違って、独特のルールがあるビジネスメール。冒頭の挨拶文と文末の締めの言葉は、とくに注意が必要です。

やり取りが頻繁にある取引先へのメールの挨拶文は「お世話になっております」が通例ですが、久しぶりにメールを送る場合、挨拶文などで気をつけないといけません。今回は久しぶりの相手に送るメールの書き方を、例文も含めてお伝えします。

久しぶりにメールを送るときの注意点

久しぶりにメールを送るときの注意点

「久しぶり」と見なす期間の目安

直接会ったり、電話で話したりする場合は、比較的挨拶もゆるくなりがちです。また、しばらく会っていない相手でも、「お世話になっております」と話し始めることは少なくありません。

ですがメールだと、相手の状況もわからないので、まずは相手に自分のことを思い出してもらう必要があります。そのため唐突な印象を与えることを避けて、「ご無沙汰」を使った挨拶文を冒頭に持ってくるようにしましょう。

では、久しく連絡を取り合っていないとはいえ、どれくらいの期間空いている中で「ご無沙汰」の表現を使うのが常識なのでしょうか。それは最低でも3ヶ月程度、通常は半年ほど連絡をしていなければ「ご無沙汰」を使ってメールをするようにしましょう。

ビジネスでは『ご無沙汰』を上手く使おう

例え、密にやりとりをしていたことのある親しい相手であったとしても、目上の人に「お久しぶりです」を用いるのは失礼とされています。相手への敬意を込めて「ご無沙汰」を使いましょう。続いては「ご無沙汰」を使った例文をご紹介します。

  • ご無沙汰しております
  • ご無沙汰しておりますが、いかがお過ごしでしょうか
  • ご無沙汰しておりますが、お変わりなくお過ごしのことと存じます

目上の人にメールを送る場合は、少し固い表現が無難です。ここで「お久しぶりです」を使ってしまうと、相手に失礼な印象を与えることがあるからです。

季節感や相手への気遣いを表現しよう

冒頭の挨拶で連絡が空いてしまったことへのお詫びや、久しぶりに連絡ができる喜びを素直に表現します。いきなり本題に入るビジネスメールも少なくないですが、やはり人と人との付き合いです。久しぶりのメールならワンクッション置くことをおすすめします。例えば、

  • 猛暑が続いておりますが、お体お変わりありませんか
  • 日に日に寒さが身に堪える季節となりました

相手への気遣いやこちらの状況の変化をさりげなく伝えることで、以前のやりとりを思い出してもらうきっかけを与えられます。もし、メールアドレスや電話、会社住所など、連絡先の変更があったり、部署異動や昇進・転任による役職に変わりがあれば、そのメールを送るタイミングで必ず伝えておきましょう。

メール本題の内容はいつも通りでOK

メールの冒頭に「ご無沙汰」を使うことと季節の挨拶や近況を簡潔にまとめました。その後に続く、メールの本題は普段のビジネスメールと変わらず、仕事の相談や依頼を伝えて構いません。

ただし、連絡を取る期間が空いていればいるほど、相手との距離感は離れています。仕事の依頼や相談なら、できるだけ言葉使いを丁寧にしたり、やわらかな言い回しを使ったり、久しぶりに連絡をして申し訳ないという気持ちをにじませるようにしてみてください。

締めの言葉は少しオーバーぐらいで「あなたとまた仕事がしたい」という思いをストレートなかたちでメールを締めましょう。あっさりと、「上記についてご確認よろしくお願い致します」「ご返信お待ちしております」などよりは、

  • ぜひ、今回もお取引できれば幸いです
  • 改めて実のあるやりとりをさせていただけますと幸甚で御座います

などのように、多少表現を大きくするぐらいが丁度良く、相手に気持ちが伝わります。久しぶりのメールでは、相手との時間が空いているのに合わせて、気遣いを細やかに、丁寧な言葉使いをすることが大切です。「すっかり忘れていたし、返事するのが面倒だな」と思われることのないように、メールの冒頭から文末まで、時間と距離を縮める工夫をしましょう。

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