営業訪問後に送りたいお礼メール文例集

営業の商談訪問後に送るお礼メールで注意すべきマナー

営業の商談訪問後に送るお礼メールで注意すべきマナー

(1)件名は簡潔かつ分かり易く

メールを受け取る相手は、日々多くのメールをチェックしています。社内メールや顧客とのやり取りなど忙しいのです。そのためメールの件名は、伝えたい主旨をなるべく件名の前半にくるように記載するのがマナーです。例えばお礼メールを送るとき、以下の2つの件名だとどちらが主旨を早く理解できるでしょうか。

件名①:【株式会社◯◯◯◯の山田です】本日◯◯サービスでお時間を頂いたご面談の御礼

件名②:ご面談の御礼【株式会社◯◯◯◯の山田です】

件名はタイトルです。ここで優先して伝えるべきはメールの「主旨」。件名①のほうが詳細まで記載されてはいるのですが、最後まで件名を読まないと、何の目的でメールを送ってきているか分かりません。その点、件名②は主旨が最初に書かれているため、メールを受け取った相手に親切です。

(2)メールアドレスを登録してから送ればより丁寧な印象を与えられる

お礼メールを送るとき、商談時に受け取った名刺に記載されているメールアドレスを用いるのが一般的ですが、他の営業マンよりも一歩リードする方法があります。それは相手のメールアドレスを一旦アドレス帳に登録する方法です。

登録するときは「社名・部署名・役職・名前・様」を表示するように登録すれば、メールを受け取った相手にもその名前で表示されます。以下の二つをご覧下さい。

TO:◯◯@◯◯.co.jp

TO:株式会社◯◯ 営業部 ◯◯ 様

どちらが丁寧な印象を与えるかは一目瞭然。熱意は細部に出てきます。相手のアドレスを登録する習慣を身につけましょう。

(3)分かりやすく記載することを心掛ける

メールを受け取る相手に見やすい文章を書くこともビジネスマナーです。その効果的な方法は箇条書きを用いること。顧客との打ち合わせ日程をメールに記載するとき、以下の2つの内容だとどちらが理解しやすいでしょうか。

メール(1) お打ち合わせの日程についてですが、◯◯駅前のファミリーレストランに11月10日14時にお伺いさせて頂きますので宜しくお願いします。当日はご印鑑と運転免許証をお持ちください。

メール(2)
■お打ち合わせの詳細
・面談日程:11月10日14時
・場  所:ファミリーレストラン◯◯駅前店
・お持ち頂くもの:①ご印鑑 ②運転免許証

メール(1)は文章で記載されている分、最後まで読まないと要点が理解できません。メールの主役は受け取る相手です。相手が見やすい内容を心掛けましょう。

(4)長いメールは目次を記載する

だらだらと長いメールを送ると、相手は読む気を無くしてしまいます。しかし送る内容によってはメールが長くなってしまうのも仕方ありません。そんなときは目次を記載しておくと、メールを受け取った相手はポイントを理解した上でメール文を読むことができるので、頭にスッと入ってきます。以下をご参考にして下さいね。

本日は◯◯様にご確認させて頂きたい項目が3点あり、ご連絡をさせて頂きました。
■ご確認事項
1:◯◯サービスのご導入料金
2:契約書の修正点について
3:アフターフォロー体制について
まずは「1:◯◯サービスのご導入料金」についてですが・・・

上記のように目次を記載しておくと、受け取る相手は見やすくなります。一回のメールで送る内容は基本ひとつに絞るのがマナーですが、仕事ができる人は上記のような応用テクニックを用います。

さいごに

上記のお礼メールの文例は、あくまで基本的な文面をご紹介しています。商談時に会話で出てきた内容を一部取り入れると、メールを読んだ相手に印象を与えることができるでしょう。商談を成功に導くためにも、お礼メールをうまく取り入れていきましょう。

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