顧客に担当変更の引き継ぎメールを送るときの書き方・例文集

担当者が変わる際は、変更になる旨を顧客に連絡する必要があります。変更の連絡は、多くの場合メールなどを使っての連絡になることが一般的ですが、やはり普段から使う分面ではない為、どのように書くべきなのかは悩むところかもしれません。

そこで、ここでは担当変更のメールの書き方、そのポイントについてお話していきたいと思います。またいくつか実際に変更メールとしておくる文面の例文などもご紹介しますので、参考にしてみて下さい。

担当変更のメールの書き方

担当が変更になる時には、やはりできるだけ前任者からその旨を伝えるメールを送ることが理想的です。いつから新しい担当者に変更となるのか、新しい担当者は誰なのか、そうしたことを前任者からのメールで伝え、同時にこれまでお世話になったことに対する感謝の意などを伝えることも大切です。

しかし急な変更など新しい担当者からの連絡で始めてお知らせすることになるケースもあるかもしれません。この場合はまず変更のお知らせが事後報告となってしまったことをお詫びする必要があります。

前任の担当者との関係が長ければ長いほど、そこには長い年月をかけて築き上げてきた信頼関係が存在するわけですが、失礼な対応をしてしまうことでその信頼関係を崩してしまうことは避けなければいけません。顧客に対してはこうした側面があることを十分に理解して可能であれば前任者から変更になる連絡をするようにしましょう。

3つのケースにおける例文集

それではここで実際に変更を伝えるメールの例文をご紹介したいと思います。ここでは3つのシチュエーションごとに、どのような文面が最適なのかを注意しながらご覧下さい。

前任者が送る場合

件名:担当者変更のお知らせ

本文:
○○株式会社
○○様

いつも大変お世話になっております。
株式会社○○の○○です。

このたび人事異動に伴い、○月○日より
弊社○○が新たに御社を担当させていただくことになりました。

後任の○○とともに近々ご挨拶にお伺いさせていただきますが、
取り急ぎメールにてお知らせ申し上げます。

新しい担当者が送る場合

件名:○○の後任として担当になりました○○と申します

本文:
○○株式会社 
○○様

平素より大変お世話になっております。

この度、○月○日より、
○○の後任として担当になりました○○と申します。

先日までは○○部におきまして、
○○などの業務に携わってまいりました。

今後は貴社のお役にたてますよう、精一杯業務に励んでまいります。
どうぞよろしくお願い申し上げます。

社内の別の人間から送る場合

件名:担当者変更のお知らせ

本文:
○○○株式会社 ○○様

平素より大変お世話になっております。
株式会社○○の○○でございます。

さて、貴社を担当させて頂いております○○○○が、
来月○月○日付で○○○支社に異動となり、
新任として○○が担当させて頂くこととなりました。

これまで貴社にご指導をいただいておりました担当者の交代で
貴社にご不便、ご迷惑をおかけしないよう、
万全の引き継ぎを行う所存でございます。

何かと至らぬ点も多いと存じますが、前任者同様、
お引き立てを賜わりますようお願い申し上げます。

とり急ぎのご報告、メールにて失礼いたします。

いかがでしょうか?どのような立場から送るのかによってその文面も違う事がお分かり頂けるかと思います。

大事なのは配慮を忘れないことです。失礼な対応となってしまってそれまで築いてきた信頼関係を壊してしまうことの無いよう、しっかりとした内容のメールを送りましょう。

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