遅刻の連絡メールをするときの理由と書き方【例文付き】

遅刻の連絡メールをするときの理由と書き方【例文付き】

会社や取引先との連絡を取る際、一般的には電話を使用する方が良いのですが、会社の規則でメールでの連絡を定められていたり、メールしか使用できない状態であったりするときはメールによって連絡することになります。このときに、知人や友人に送るようなメールの書き方では失礼な文章となってしまうため、適切な書き方やマナーを守ることが大切です。ここではその連絡メールの書き方やマナー・ポイントを、例文を添えて紹介します。


電車の遅延や寝坊による書き方の違い

メール

まず遅刻の理由が電車の遅延などの場合、多くは何分遅れているかアナウンスされているため、どれくらい遅れそうなのかを予想することができます。そのため、遅刻の理由と出社や訪問できそうな時間を添えておくとよいでしょう。

【例文】

件名:(名前) 電車遅延のため遅れます
○○係長

おはようございます。○○です。

現在出勤途中で、○○駅付近なのですが、
今朝発生した信号機のトラブルによって
○○分遅れており、出社が遅れそうです。
申し訳ありません。

およそ○時○○分には出社できると思います。
ご迷惑をおかけします。よろしくお願いいたします。


このように作ると遅刻の原因と何時ごろ出社できそうなのかが分かりやすく、相手の方も対応しやすくなります。寝坊の場合であっても、原因をごまかしたりせず、はっきりと伝えることで、余計な嘘をつく必要がなくなるため、正直に告白しましょう。また当日に取引先との会議などがある場合は、用意した資料の場所やこのあと直接取引先へ出向くなど、会議への対応に関して追記しておくと同行する上司の方も困りません。


体調不良の場合の遅刻連絡メール

体調不良は誰にでも起こりうることであるため、誰もが適切に対応する手段を考えておく必要があります。この体調不良で大切なことは、遅刻の理由と原因、対処法とおおよその出社時間です。

【例文】

件名:(名前) 体調不良により遅刻します
○○課長

おはようございます。○○です。

昨日から続いている頭痛が治まらないため、
病院で診察を受けてから出社をさせていただきます。
出社はおよそ○○時頃になる予定です。

迷惑をおかけし、大変申し訳ありません。
よろしくお願いします。


このように、遅刻をメールで連絡する際は、遅刻の原因とおおよその出社時間、謝罪の文章を添えることで、相手が今後の対策が立てやすく、失礼にならない文章となるでしょう。特に電車や体調不良などの遅刻は誰にでも起こりうることなので、あらかじめメールのひな型を作っておくと迅速に連絡できて便利です。

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