休職届けの書き方と手順・注意点

休職届けの書き方と手順・注意点

病気やケガをした、家族に介護や付き添いが必要な状況になった、海外留学に行きたい、というように、労働者側の都合で長期間会社に行くことができなくなった場合に、選択肢の一つとして「休職」という方法があります。休職を申請するときに会社に提出するのが休職届。その休職届の書き方と、休職に関する注意点をご紹介します。

休職制度は会社の義務ではない

実は、休職制度は法律によって会社に義務付けられている制度ではありません。実態としては多くの会社が休職制度を定めているようですが、自分の会社には休職制度がない可能性も皆無ではありません。

また、休職制度を利用できる条件や、休職が認められる期間も会社によって違います。それ相応の勤続年数がないと休職制度が利用できなかったり、休職期間が休職理由によってそれぞれ異なったり、病状によって休職届を取得できなかったりすることもあります。そのため、休職を考えなくてはならない状況になったら、まずは会社の制度を確認しておくことが重要です。

ちなみに出産や育児、介護の場合に利用できる、産休・育休・介護休暇などの制度は、休職とは別の制度です。これらは法律で労働者に保証された制度のため、この基準に該当する場合、会社は休職を拒めないことになっています。

所定のフォーマットがない場合の休職届の書き方

各種届出や申請について、所定のフォーマットが用意されている会社もありますが、それが無い場合、休暇届には何を書けば良いでしょうか。必要事項は次の通りです。

まずは通常の書類と同じく、左上に提出先を書きます。提出先は会社によって違いますが、たいていは人事部や総務部などの人事制度担当部署か、自分の直属の上司、あるいは自分の所属する部の部長などでしょう。

次は表題です。宛先の次の行センターに「休職届」あるいは「休職願」と書きます。そして本文では以下のように明記します。

  • 私○○○○(フルネーム)は、下記のとおり休職を申請いたします。
  • このたび、休職をさせていただきたく、お願い申し上げます。詳細は下記のとおりです。

上記の文章を書きます。ここに「下記のとおり」と書いたら、その次の行は、センターに「記」とし、その下の行から詳細を記します。

  • 所属部署
  • 氏名
  • 休職希望する期間
  • 休職を希望する理由
  • 休職届の申請日(休職届を提出する日です)
  • 休職期間中の連絡先(自宅の住所と本人と連絡が取れる電話番号)

これらの内容を、箇条書きか表形式で一覧にします。この他にも、普段から各種届出に社員番号や印鑑が必要な会社だったら、社員番号や印鑑、入院するなら病院の名前と入院する科、入院や海外留学によって自宅が無人になるなら、郵便物が届く日本国内の住所や連絡先も記載します。また、休職理由を証明する書類がある場合には、添付書類の種類と通数も記入しましょう。

最後に、「以上」でしめくくります。

休職届に添付する書類

休職の理由を示す証明書類は、できる限り添付しましょう。病気や怪我の場合は医師の診断書がそれにあたります。診断書は有料で、数千円のところが多いようです。家族の看病の場合も、証明書類は診断書ということになります。留学だったら留学先の入学許可書ですね。診断書などプライバシーの極致である書類を提出するのに抵抗を覚える人もいるでしょうが、社員の身分は維持しながら労働の義務を一定期間果たさない許可をもらうのですから、やはり休職する根拠を客観的に証明するものは必要です。

休職したいときは最初に直属の上司に告げる

「休職しようかな」と思ったら休職届を出す前に、内々の了承を得ておくのがマナー。「届を出すんだからそれだけで良い」と思っていたら、それは間違いです。

休職届を出すというのはあくまで最終的な「手続き」です。そして最初にそのことを話すべきは、あなたの直属の上司(管理職)です。大抵の人は、自分が所属する課の課長あたりになるでしょう。あなたが平社員で、所属する課が大きくて普段からめったに課長と話すことがないなら、課長代理や主任、チームリーダーなど、仕事上の指示を受けている人でも構いません。肝心なのは、たとえ休職届の提出先が所属する部の部長であっても、直属の上司を飛び越えて話をしないことです。

相談ベースなら同期や先輩、組合でも問題ありませんが、組合はともかく先輩・同期の場合は、よっぽど口が堅くて信頼できる人に限りましょう。休職が正式に決まってから、周りの人にどのタイミングでどのように告げるかも、上司の指示に従いましょう。

休職扱いに至るプロセス

休職する理由が発生したらいきなり休職というケースは少なく、まずは有休を使い、その後欠勤、それでも理由が解消しないなら休職というプロセスが普通でしょう。会社によってはそのプロセスが規定されているところもあります。

休職中は無給になるので要注意

休職中は、当然ながら原則無給です。病気の場合は健康保険から傷病手当(給与の6割)が支給されますが、手続きが必要で、それをするのは受益者である自分です。さらに、今まで給与天引きされていた年金や健康保険料、住民税(前年の分)などの支払いについては、事前にいくらくらい必要になるかを確認して、休職中に困ることのないようにしておきましょう。

 休職ということは、その期間が終了したら会社に戻るということ。休職後、自分も周りも気持ちよく元に戻れるように、誠意をもって手続きや引継ぎを行いましょう。

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