休職のお詫びメールを送るときの書き方(例文つき)

休職のお詫びメールを送るときの書き方(例文つき)

体調不良などの理由で休職をすることになった場合、仕事の引継ぎや関係者への連絡などが必要です。挨拶に出向く場合をのぞき、その連絡手段はメールになる場合がほとんどでしょう。では、休職する際のお詫びメールには何を書けば良いでしょうか?

業務上の必要な連絡はもちろんのこと、今までのお付き合いに感謝し、迷惑をかけるお詫びなどが必要事項となります。今回は休職する際のお詫びメールの書き方や例文について社内・社外に対する文面をご紹介します。

「お詫び」はやはり必要

そもそも、休職に対する「お詫び」とは何でしょう。定年退職や寿退社・産休や育休とは違い、休職には不測の事態というニュアンスがあります。そのため、十分な引継ぎや準備期間がない場合もあります。ですので「自分の個人的な事情で迷惑(不便)をかける」ということになってしまうので、「お詫び」という側面が出てくるのです。

さらに「休職」というからには復職を念頭に置いているということも大切なポイントです。今回休職によって迷惑や不便を負うことになってしまった人たちと、再度仕事をする可能性があるわけですから、復職した時のことも考えて、迷惑をかけてしまうことに対してきっちりお詫びをして、良好な関係を保った状態で休職期間に入る必要があるのです。

会社や社内の人には「感謝の意」を表す

会社と従業員は、労働して対価を得るという契約をしています。自分がその会社の社員であるためには、労働することが必要です。しかしながら休職というのは、労働をしないのにその会社の従業員であるという立場を持ち続けることなので、会社による温情ともいえます。その証拠に、休職制度は法律で保障されたものではありません。

「仕事ができなくなったら辞めてくれ」の代わりに「働かない(働けない)けどいきなり辞めなくても良い、働けるようになったら戻ってこられるようにしておくから」というニュアンスを持った制度が休職です。そのような制度を自分に適用してくれたことに対しては、会社側(上司や同僚含めて)感謝の気持ちも表しましょう。

社内向けの休職のお詫びメールは基本的に一斉送信【文例あり】

次に休職のお詫びメールの書き方についてご紹介します。例文もつけますので、参考にしてください。

まずは社内の人に対するメールですが、今まで仕事でつながりがあった(今はない)人、所属する課のメンバー、同期など、引継ぎに直接関係がない人たちには、一般的な社内向け挨拶として一斉メールで良いでしょう。もちろん特別にお世話になった人や、日々の業務で関わりがあった人には別に出しましょう。

休職メールを一斉送信するときの文例(社内向け)

件名:休職のご報告

社員各位

お疲れ様です。営業一課の〇〇です。

このたび、病気療養のため
5月1日付で休職することとなりました。

ここで皆様に申し上げるとともに、
休職によりご迷惑をお掛けすることをお詫び致します。

社から休職を認めていただいたこの機会に療養に専念し、
また皆様と一緒にこの会社で働きたいと強く思っております。

皆様にはこれまで大変お世話になり、心よりお礼申し上げます。

なお、業務は同課の△△さんに引き継いでおりますので、
何かありましたら、△△さんに連絡をお願い致します。

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署名
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社内の場合、休職理由や復帰の目途をどこまで書くかはケースバイケース

例文では休職理由を病気療養とし、復帰時期については触れませんでしたが、具体的な休職理由や休職期間、復職の時期を書くか書かないかはケースバイケースです。単に病気療養と書くとメンタルの病気だと思われるのがイヤとか、深刻な病気なので心配をかけたくないなど、自分の事情と照らし合わせて内容を決めましょう。伝えにくい理由の場合は「諸事情により」とするのもアリです。

社外の人には、休職のお詫びと後任者への引継ぎを伝える

取引先や協力会社、クライアントなど、社外の人に休職のお詫びメールを書くときには、休職するという事実、迷惑をかけることのお詫び、そして後任の紹介を書きます。

社外の人に出す休職のお詫びメールの文例

件名:休職のご報告

株式会社〇〇〇〇
総務部 〇〇 〇〇 様

いつも大変お世話になっております。
株式会社△△の△△でございます。

さて、突然ではございますが、
この度一身上の都合により5月1日付で休職することとなりました。
私事でご迷惑をおかけすることになり、誠に申し訳ございません。

貴社の業務につきましては、同課の〇〇が後任として担当いたします。
担当交代によりご不便をおかけしないように引き継いで参りますので、
これまでと同じくご厚情を賜りますよう、お願い申し上げます。

本来ならお伺いして直接ご挨拶申し上げるべきところ
メールでのご連絡となりますこと、重ねてお詫び申し上げます。

〇〇様にはこれまで大変お世話になり、深謝いたします。
ありがとうございました。

今後の貴社の益々のご発展をお祈り申し上げます。

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署名
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社外の人に「休職」として連絡するかどうかは、上司と要相談

社外の人に出す休職のお詫びメールの文例をご紹介しましたが、実際出すか出さないかは、上司と相談しましょう。取引先との付き合いは、個人対個人ではなく会社の担当者対会社の担当者になりますから、会社として取引先とどう接するかは、会社(上司)の判断にゆだねましょう。

休職の際のお詫びメールは、復職のことも念頭に入れる

繰り返しになりますが、休職の最大の特徴は復職の機会があることです。自分が気持ちよく復職できるような環境づくりのためにも、礼儀にかなった挨拶をしておきましょう。もちろん会社や関係者にかける迷惑が最小限で済むようにするのが第一目的であることは、言うまでもありません。

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