上司のメールに返信するときの件名マナー

上司のメールに返信するときの件名マナー

上司や目上の人から来たメールに返信する場合、あなたはその件名をどうしていますか?というか、そもそもメールの返信は件名を変更すべきかどうか、考えたことがありますか?多くのビジネスマンは、自分が最初に発信するメールの件名については、ビジネスメールマナーとして一通りの知識は持っていると思いますが、返信メールの件名については、深く考えたことが無い人も少なくないのではないでしょうか?

あまり深く考えることのない「上司や目上の人への返信メールの件名はどうすべきか」について、今回は少し立ち止まって考えてみましょう。

上司に返信するときの3つの基本マナー

(1)基本的にはそのまま返信でOK

上司や目上の人がメールタイトルをつけて送ってくるのですから、基本的にはそのまま返して問題ありません。同じ用件についてメールでやり取りをするときは、件名を変えずにそのまま送信するのが基本です。逆に、いちいち件名を付け直していたら自分の件名の付け方に文句があるように取られてしまい、相手の気分を害してしまうかもしれません。

件名をそのままで返信すると、元々の件名の冒頭に「Re:」が自動的につくようになっているようデフォルトで設定されているメーラー(メールソフト)が多いですが、この「Re」もつけたままでOKです。むしろ上司や目上の人にとっても、自分が出したメールに対する返信であることが分かりやすくなります。

(2)やりとりが長くなったら、重複するRe:を整理する

同じスレッド何度もメールのやりとりをしていると、そのたびにメールタイトルにRe:が付け足されてしまいます。そんな場合は一つだけReを残して、余分なRe:は消してしまいましょう。タイトル欄がRe:だらけで肝心のタイトルが隠れてしまっては件名の意味がありません。

(3)上司や目上の人がつけたメールの件名を変える場合

メールの件名は、一つの用件について一つがメールにおけるビジネスマナーです。そして最初に「上司や目上の人が送ってきたメールの件名は、返信の際に変えないのが基本」とご説明しました。しかしながら相手の利便性を考えて、返信メールの件名を変えた方が良い場合もあります。さてそれは、どんな場合でしょうか。

件名だけで返信内容がわかるようにするため

例えば、あなたが上司からメールで「○月○日の○時に取引先とのアポイントメントを取ってほしい」と頼まれたとします。その時のメールの件名は「A社とのアポ取り依頼」だったとします。

無事、アポイントが取得できて、それを上司にメールで報告する場合は、件名の頭に「手配完了」とつければ、上司は件名を見ただけで「ああ、指定通りにアポが取れたんだな」とわかります。もちろん本文にも、アポが取れた旨は書くのですが、件名に「手配完了」と書いておけば、忙しい上司は一目で要件がわかるので本文を開けなくても済みます。

一斉メールへの返信で、誰からの返信かわかるようにする

課長が課員全員に一斉メールで連絡事項をした場合を仮定しましょう。全社でコンプライアンスの意識調査があるので、全員アンケートに回答して、回答が済んだらそれぞれ報告するようにという内容で、メールのタイトルは「アンケート回答調査」だったとします。

この場合の返信は、元々の件名の前に「完了/山田」と書いておけば、誰から返信が来たか件名を見るだけでわかります。

件名を変える場合も敬語は不要

ここまで上司や目上の人からのメールで例外的に件名を変えた方が良い場合を紹介しました。その場合でも、元々の件名をすっかり変えるのではなく、相手がわかりやすいように要点を付け足す程度にとどめるべきです。さらに、上司や目上の人に出すメールですから、件名にも敬語を使うべきかどうか迷うかもしれませんが、その必要はありません。

前の例で言うと「手配完了しました」ではなく「手配完了」でまったく問題ありません。メールの件名は簡潔が一番です。余分な敬語を付けることによって件名が長くなると、わかりやすさを損ねてしまいます。

社内メールなら、社名のついた署名は省く

メールの件名の話ではありませんが、多くの人がメールを書く場合に自動的に署名が付くように設定していると思います。しかしながら、社内メールの場合は本当に署名がいるかどうかもこの際考えてみましょう。

多くの人のメールの署名は、社名、所属、電話番号、メールアドレス、名前が基本で、それに飾りの罫線や自社製品のアピールなどが付け加えられている場合もあります。数行といえば数行ですが、社内の人に会社の住所や自社製品のアピールはいりませんよね。会社によってはメールサーバの使用量によって組織単位で課金されるシステムのところもあります。

ですので、社内メールに関しては、末尾に自分の名前と、相手が電話で連絡したい場合を考慮して内線番号を書く程度で十分です。こんな小さな気遣いも、「あいつはデキる」なという評価につながるかもしれませんよ。

まとめ

相手が上司や目上の人の場合、返信メールのマナーのポイントは

  • 原則件名の変更はしない
  • 相手の利便性を考えて、件名に「追加」することもあり
  • よほどのことが無い限り、相手のつけた件名をまるごと変えない

となります。参考になりましたか?

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