返事を返さない上司に催促をするメールの例文

返事を返さない上司に催促をするメールの例文

確認や承認などが必要な書類をメールで上司に送ったのに、いつまでたっても返信がもらえない、もしかして見落としているのでは?そんなときには上司に対して催促をしなければなりません。忙しい上司に宛てた催促メールはどのような文面で、何を書けば良いのでしょうか?今回そんな時に上司に返信メールを巧く催促する方法を、例文を交えてご紹介していきます。

上司に催促メールを送るときのマナー

・まずは件名で催促する

一日にたくさんのメールを受信する上司ですから、まずは件名だけで要件がわかるようにしましょう。第一に伝えたいことは、返事を待っているということ。次に何の用件についての返事を待っているのかを件名で伝えます。一番シンプルなのは、以前確認を依頼したメールの件名の前にスミカッコ(【】)など黒っぽくて目立つ記号を使って送る方法です。

  • 件名:【再依頼】A社企画書承認のお願い
  • 件名:【再送】Bプロジェクト見積確認依頼
  • 件名:【リマインド】C社訪問スケジュールについて

以前送った確認の依頼メールの件名を使うことによって、上司はその件名を頼りに元のメールを検索することができます。

・過去のメールを探す手間をかけさせない配慮をする

催促メールの基本は、相手に余計な時間を取らせないこと。忙しい立場の上司に以前送信したメールを探す手間をかけさせないためにも、転送機能を使ったり、改めて文面に記載しておくと親切です。転送する場合は、添付ファイルも一緒に転送できますし、元々の文面もすぐに参照できます。

・単刀直入に用件を伝える

以前送信したメールを転送するのでしたら、必要な内容は元のメールに書かれています。ですから催促メール自体の本文には、必要最低限のことだけ書きます。では、必要最低限のこととは何なのでしょうか?

まずは以前送ったお願いメールを確認してもらえたか状況を伺うこと、そして、返事がもらえなくて困っていること、絶対に返事をもらいたい期限があるならそれを明記することです。

相手が目上の人だからといって回りくどい書き方をしてしまうと、上司にあなたの要望が上手く伝わりません。簡潔に明記することを心掛けましょう。

上司を不快にさせる悪い言い回し例

必要最低限のことを書くといっても、あまりぶっきらぼうな言い回しを用いたり、感情的に相手を責めるような書き方にならないように気を付けましょう。以下のような催促の仕方は失礼です。

  • 期日を過ぎても返信がなく大変困っています
  • 明日までに必ずお願いします
  • 至急ご返信ください

前置きを用いて柔らかい印象を与える

ストレートに伝えたいことを書くと、催促文の場合は特に、文章を読んだ相手に威圧的な印象を与えてしまうことがあります。そんなときは冒頭に前置きを書いてへりくだった表現にすることが大切です。

「お忙しいところ恐れ入りますが」「お手数をおかけいたしますが」「ご確認いただけますでしょうか」などの、相手を気遣う言葉や、やわらかい言い回しを心がけましょう。

忙しい上司に返信メールを催促する例文

さて、以上のことを踏まえて、忙しい上司に返信メールを巧く催促するメールの例文をご紹介していきましょう。

忙しい上司に返信メールを催促する例文(1)

○○課長

お疲れ様です。○○です。

5月1日にお送りした、B社への見積もりですが、
お目通しいただけましたでしょうか?

来週早々には先方にお持ちしたいので、
お忙しいところ恐れ入りますが、
ご確認いただきますようお願い致します。

忙しい上司に返信メールを催促する例文(2)

○○課長

お疲れ様です。○○です。

リマインドとなり恐縮ですが、
5月1日にお送りしたB社への見積もりの承認をいただきたく存じます。

再度添付いたしますのでご確認をお願い致します。

今月の数字に計上できたらと思っておりますので、
何卒宜しくお願い申し上げます。

例文のように、なぜ催促するかも付け加えておくとなお良いでしょう。上司に返信の催促をするのも一つのビジネススキルです。あなたの返信の催促の仕方も一つの仕事ぶりですから、返信をくれない上司にイライラするのではなく、ビジネススキルを磨くチャンスだと思い、的確な催促メールを送りましょう。

直接声をかけることも必要

あなたが必要なのは上司からのメールの返信ですが、その催促が必ずしもメールである必要はありません。上司が近くにいるのなら、直接声をかけてお願いすることも有効です。もちろんメールと直接話す方法の両方でもOKです。

上司が席にいるところを見計らって催促のメールを送り、直後に上司のところに行って「先ほどメールを送ったのですが、先日お送りしたメールのお返事をいただきたくて」と話しても良いですし、先に上司のところへ行って「○日にA社への企画書確認依頼のメールを送ったのですが、確認をお願いしたいので、もう一度送りますね」と声をかけてから詳しい内容を再送する方法でもかまいません。直接声を掛ける場合は、感情的に伝えないように気をつけましょう。

返信しやすさを心がける

催促メールの書き方とは少しズレますが、どうして上司はいつまでたってもあなたのメールに返信をしてくれないのでしょうか?上司が返信をくれなかったのは、もしかするとあなたが最初に書いたメールから「返信してほしい」という意味が読み取れなかったのかもしれません。

「B社の企画書を作成しました。よろしくお願いします」

もしあなたが上司で、部下からこのようなメールを受け取ったとしたら、このメールの意図は何だと思いますか?進捗の報告で、返信を必要としていないようにも読み取れますよね。

ですからこの場合は

「来週月曜日に持参するB社の企画書を作成しました。お目通しの上承認をお願いいたします」

などど、具体的に上司にしてほしいことを書かなければなりません。催促をする前に元のメールの書き方がどうだったかも一度振り返ってみましょう。

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