社内電話の正しい取り方【基本マナー・敬称の使い方】

社内電話の正しい取り方【基本マナー・敬称の使い方】

電話応対に関するマナーを知っておくことは、社会人としての基本中の基本といっても過言ではないでしょう。特にビジネスシーンにおいては、電話に出た人の受け応え次第で、会社のイメージや部署の印象が左右され、仕事に大きく影響を与えることもあるほどです。

そこで今回は電話をかける際の基本マナーとともに、「社内電話で気をつけるべきマナー」についても詳しく解説します。社内電話の対応は、取引先や顧客といった社外の人と電話することと比較すると、つい緊張も緩みがち。せっかく様々なビジネスマナーを習得していても、ここで綻びが出てしまっては、日頃の努力が水泡に帰してしまいます。ここでは、社内電話応対の基本とも言えるポイントをわかりやすくご紹介しますので、ぜひご活用ください。

社内電話の取り方と基本マナー

社内電話の取り方と基本マナー

1.なるべく早く電話をとる

電話が鳴ったときは2コール以内にとるのがマナー。1コール以内に受話器を取ることを推奨している意識の高い会社もあります。もし、4回以上鳴らしてしまった時の第一声は「お待たせ致しました。〇〇支店(部署名)の〇〇(名前)でございます」と伝えるのが礼儀。また、時間帯によっても第一声は変わります。以下にポイントをまとめたので確認しておきましょう。

3コール鳴り終わるまでに電話に出たとき

  • 午前11時まで:おはようございます。営業部の〇〇でございます。
  • 午前11時以降:お疲れ様です。総務部の〇〇でございます。

3コール以上鳴ったとき

  • 4コールまで:お待たせ致しました。経理部の〇〇でございます。
  • 5コール以上:大変お待たせ致しました。企画部の〇〇でございます。

一般家庭に電話をかけるのと違い、会社の電話はスピード命。電話してもなかなか出ないと相手は不快に感じます。

2.第一声は明るく

社内電話を受けた人の声で支店や部署の第一印象が決まります。少し若くなったつもりで、姿勢を正して声を高めに張り上げて、明るく元気な声で電話に出ましょう。ぼそぼそと聞き取りにくく話したり、不機嫌な声や低い声・早口などは禁物です。ゆっくりと話すことは勿論、お腹から声を出しましょう。社内電話のコツは笑顔での応対を意識すること。無表情だとそれも相手に伝わります。

3.メモをとる習慣を

電話をしている相手の支店名(部署名)・氏名は必ずメモをとるようにしましょう。さらに、それを復唱することも忘れないでください。また、取り次ぐ相手が不在の場合は、「折り返しお電話を差し上げるよう申し伝えたいと存じますが、いかがでしょうか?」などと言って、電話番号まで確実に書きとめましょう。

4.担当を呼び出す場合も、必ず保留に

電話を取り次ぐときは、一旦保留にして受話器を置いてから担当者に声をかけるよう気を付けましょう。第一声が明るく誠実な応対であったとしても、急に地声になって「〇〇さ〜ん、電話〜」などと素の自分を相手に見せてしまった…という見苦しいことにならないよう注意が必要です。

5.会議中の電話は急用のみ取り次ぐ

担当者が会議をしている最中に他の部署から電話がかかってきたら、急用かどうかを尋ねます。用件次第では、「緊急性は低い」「取り次ぐ必要がない」と考えられることもありますが、自分で判断せず、迷った時は上司に確認したうえで返答しましょう。

先方から急用だと返事が返ってきた場合は「承知いたしました。担当にもその旨をお伝え致しますので、差し支えなければご用件を承りますが、いかがでしょうか」と伝えます。

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