体調不良で会社を休む時の電話連絡マナー

体調不良で会社を休む時の電話連絡マナー

朝、目が覚めたときに、体がだるいと感じたり、熱があるときは、風邪などの病気の可能性があります。体調不良のときは安静にするのが一番。体に無理をさせてまで仕事を行っても、体が辛くて能率が上がらず、体調不良が長引く原因にもなってしまいます。また勤務先にも迷惑をかけてしまうことにもなるため、体調不良の場合は無理をせず、しっかりと身体を休めて体調が回復してから改めて仕事を頑張ることも、社会人として必要な判断です。今回は、会社を休むときの連絡マナーについてご紹介します。


体調不良で会社を休むときの連絡方法は「電話」が基本

体調不良で会社を休む場合に電話で連絡する人と、メールで連絡する人の2種類の連絡方法に分けられます。結論から言って、会社を体調不良で休む場合は、電話連絡が基本です。

上司は朝イチの会議や打ち合わせで忙しく、メールをすぐに見られない環境にいる可能性があります。メールチェックが遅れてしまうと、出勤時間になっても出社しないことから心配させてしまったり、仕事の引き継ぎなどがうまくいかずトラブルに繋がる恐れもあります。まずは上司とすぐに電話が繋がる携帯に連絡し、体調不良により休みを取る許可をもらいましょう。


体調不良で電話連絡するタイミング

勤怠の連絡は、始業時間の前に電話連絡をするのがマナーです。ですが始業時間が9時だとしても、8時30分から早朝会議がある会社の場合、8時頃に欠勤の連絡をしておくべきです。

上司はその日中に完了しないといけない全ての業務を管理している立場なので、あなたが体調不良で欠勤することになると、出勤しているメンバーの業務の割り振り方を調整する必要があります。会社を休む連絡を早めに伝えることによって、その後の部署内の業務もスムーズに進めていくことができるのです。


メンバーにも電話とメール連絡で引き継ぎをする

もしも、あなたが担当する業務の中で、期日が当日の提出物や取引先への納品物がある場合は、引継ぎを部署内の他のメンバーに行う必要があります。体調不良で休みだからといって放置したり、上司に任せっきりにするのは社会人の行動として相応しくありません。確実に引継ぎを行うためにも「電話+メール」による連絡を行う必要があるでしょう。

上司に会社を休む連絡をしたそのあとは、部署内で引継ぎをするメンバーに電話連絡を行います。まずは体調不良で会社を休むことを伝え、体調管理ができなかったことを謝罪し、その上で引き継ぎ事項を電話で伝えます。また、引き継ぎ事項を改めてメールで送信し、部署内の方が確認できるようにしておきます。

体調不良で休むときでも会社やメンバーに迷惑を掛けてしまわないよう、引き継ぎをしっかり行うのもマナーです。なかには上司に欠勤の連絡を入れた後、電話しても繋がらなくなる人もいますが、これは社会人としてNGです。休んでいても、いつでも電話が取れる状態にしておきましょう。


取引先には謝罪連絡を直接行う

体調不良で休む日に、社外の人との商談やアポイントがある場合は、すぐに電話連絡をして謝罪するとともに、別の担当者を向かわせるか、日程調整を行いましょう。メール連絡で済ませるのはNGです。どれだけ丁寧な文面でも、取引先の人は失礼な人だと感じ、今後の取引に影響がでてしまうかもしれません。

また後日改めて電話や直接会うなどして謝罪の意を伝えることも大切です。相手によっては「体調不良は自己管理ができていないことでしかない」と思っている人もいます。誠意を見せて謝罪する姿勢に徹しましょう。

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