仕事で分からないことを上司へ質問する方法

仕事で分からないことを上司へ質問する方法

仕事に慣れていない新人であれば、仕事の取り組み方を上司や先輩に質問するのは日常茶飯事。仕事で分からないことをそのまま放置したり、「多分こういうことだろう」と自分で勝手に判断して仕事を進めると、ミスの原因になったり、場合によっては重大なトラブルや失敗につながるため、厳に慎まなければならない行為と言って良いでしょう。

しかしながら上司は立場上忙しい場合も多く、いつでも気軽に質問して良い訳ではありません。では仕事で分からないことが生じた場合、どのようなタイミングでどのようなことに留意した上で質問を行えば良いのか、今回は上司へ質問する方法の要諦についてご紹介致します。


質問の仕方で新人によくある4つの失敗談

質問の仕方で新人によくある4つの失敗談

先輩や上司が、もしあなたの教育担当であったとしても、いつでも質問をして良い訳ではありません。上司にはあなたのインストラクターを務める以外にも、自分の仕事があるからです。まずは新人によくある質問の仕方について、4つの失敗談をご紹介していきます。

1.会話の最中に質問を投げかける

上司が他の人と会話をしている途中にもかかわらず、それを遮って自分の聞きたいことを質問するのはNGです。もしかすると上司は大事な仕事の話をしている最中かもしれません。そんなときに横から割って話しかけられると、集中力が途切れてしまうため、イラッとされるかも。

もちろん、あなたも分からないことを質問してやり方を聞かないと、次の業務に進めないときもあると思いますが、質問をする前にまず上司が今どのような状態か把握してから話しかけるようにしましょう。

2.空気を読まずに質問する

上司の動きがいつもより慌ただしい時や表情が深刻な場合、質問するタイミングを改めたほうがよさそうです。上司にも自分の仕事があります。質問する立場として、上司が緊急性や重要度の高い仕事をしているときは、質問を控えることもマナーといえます。

もしそれでも質問しなければならないときは、同じチーム内の他の上司や先輩に「◯◯さんが忙しそうなので、ご質問したいのですが」と一言断りを入れて確認してください。もちろん、その上司や先輩にも、質問するタイミングとしてふさわしいか確認してから行いましょう。

3.質問する内容が整理されていない

「結局、何が聞きたいの?」

上司からそんな返答をされたことはありませんか。上司に質問するとき、質問内容が整理されておらず上司が困惑するケースも少なくありません。質問が整理されていないときのパターンとしてよくあるのが、質問したい内容が会話の後半部分にくる場合です。あなたが質問をされる立場なら、以下の2つの質問内容のどちらが聞き取りやすいでしょうか。

質問の仕方(1)
「両面印刷の方法を教えて頂けませんか?今、明日の全体会議の資料を印刷しているのですが、参加人数が多く、資料のページ数も多いので、片面印刷だと紙の枚数が膨大になってしまいます。両面印刷をして枚数を抑えたいんです。」
質問の仕方(2)
「明日の全体会議の資料を印刷しているのですが、参加人数が多く、資料のページ数も多いので、片面印刷だと紙の枚数が膨大になってしまいます。両面印刷をして紙の枚数を抑えたいのですが、両面印刷の方法を教えていただけませんか?」

いかがでしょうか。どちらも結果として同じ質問をしているのですが、2つの違いは、質問の結論部分が文頭にきているか、文末にきているか、それしかありません。質問の仕方(1)は文頭に質問内容がきていますが、(2)は文末にきているため、聞き手にとっては最後まで聞かなければ質問なのか、確認なのか、報告なのか分かりません。この質問の仕方では時間ロスが大きいため、好ましいと言えません。

質問を整理するのが苦手な人は、状況をメモに書き出して、どの部分が質問したい結論部分なのか確認してから上司に話しかけるようにトレーニングしましょう。

4.自分でなにも調べずに質問する

研修中だからといって、上司になんでもかんでも聞けばいいというのは良くありません。自分でちょっと調べれば解決できることもたくさんあるはずです。今はインターネットで調べれば、多くの知識を得ることができますが、それもしていない状態で質問されると、上司も疲れてしまいます。

特に質問内容でNGなのが、「漢字の読み方」や「Excelの初歩的な使い方」などです。もちろん調べても分からないこともあるので、その場合は質問すべきですが、まずは「分からないなりにここまで調べた」と言えるところまで努力しましょう。それが質問する人のマナーです。

次のページではデキる新人の質問の仕方を解説します。

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