暇でやることがないときの新入社員の仕事のやり方・覚え方

暇でやることがないときの新入社員の仕事のやり方・覚え方

新入社員として配属先に行ったものの、「じゃあここに座って」と自席に案内されてそのままポツンと丸一日放置されてしまった、という話を時々聞きます。

多くの会社ではそこまで極端ではないにしても、上司が忙しいときは放置されがちになってしまったり、新入社員というのは入ってすぐにバリバリ仕事をするわけではないので、ひとつの業務に対して時間的な余裕があり、暇でやることがなくて困るという場面も出てきます。では、そんなとき早く仕事を覚えるためはどうすれば良いのでしょうか。

会社の組織や関係者の名前を覚える

会社にはその会社や業界・業種によって部署やその呼び方、業界の用語などがあります。さらに業界に特有のものではない一般的なビジネス用語などもあります。会社のコーポレートサイトやイントラネットを見たり、周りの人の電話対応のやり取りや仕事の会話に耳を澄ませたりして、会社でよく使われる言葉を覚えましょう。特に部署の名前を覚えておくと、電話を取った時にも、具体的に仕事を教えてもらう時にも役に立ちます。

また、自分の部署のメンバーの顔と名前はもちろん、周りの人の会話や電話によく登場する取引先の社名や人の名前なども覚えるようにしましょう。

会社の業界について調べたり、同業他社の名前を覚えたりすることも大切なことの一つです。さらに業務に必要な知識を勉強したり、自社の取扱商品や、他社のライバル商品について詳しく知っておくのも大切な仕事への入り口です。

PC操作に慣れる

WordやExcel、Powerpointなどのビジネス系のソフトの使い方にも慣れておきましょう。また、個々のソフトではなくともキーボードショートカットやファイル操作、PCのセッティングに慣れておくのも役に立ちます。

スマホが普及した影響で、以前よりPCに慣れていない人が多くなっています。会社に入ると程度の差はあれど、PC操作は必須ですし、業務で使うPCはセキュリティのルールも細かく決められています。PC操作というのは、仕事の直接の目的ではない場合がほとんどですが、逆に本格的に業務をこなすことになったときに仕事の内容以外のことに時間を取られないようにするためにも、早いうちに慣れておいた方が良いことです。

手伝えることがないか、声をかけてみる

同じ部署の周りの人に「何かお手伝いできることはありませんか?」と声をかけてみましょう。仮になかったとしても、早く仕事を覚えたい、会社に馴染みたいというあなたの積極的な姿勢は、周りの人にきちんと伝わることでしょう。あるいは、「特に手伝ってほしいことはないけれど、じゃあ隣に座って見てて」と言われるかもしれません。そうなったら、仕事を教えてもらえるチャンスも生まれてきます。

周りを見渡して、雑用をみつける

コピー機の周りにコピー用紙の段ボールが散乱している、会議スペースの椅子が乱れている、たくさんの会議資料をホチキス止めしている人がいる、来客スペースの整理整頓など、周りを見回して自分でもできそう、手伝えそうな雑用がある場合は、進んで行いましょう。

ただし、そのために席を離れる際は、ふと見たら席にいるはずの新人がいない!なんていうことにならないように周りの人や直属の上司に報告しておきましょう。

「自分は雑用をするためにこの会社に入ったのではない」と考え、雑用をしないのは間違っています。新入社員が雑用をするのは、会社のことを知るためです。ですから決して不必要なことや時間つぶしの作業ではないのです。

先輩の仕事をよく見る

会社によっては、メンターとかインストラクターなどの名称で、新入社員に対して指導役の先輩が決められていることもあります。そんな場合は基本的にその人の指導に従えば良いのですが、先輩は先輩で自分の本来の業務がありますので、一日中あなたの指導に時間がさけるわけではありません。そんなときには、その先輩のやっている仕事をそばで見ていましょう。先輩も手を動かしながら、今何をしているかなど説明してくれることでしょう。ただし、あまり近づきすぎたりあれこれうるさく質問したりして先輩の仕事の邪魔にならないように気を付けましょう。

特に決まった指導者がいない場合は、近くの先輩に「そばで仕事の進め方を見ていても良いですか?」と許可をもらってから見せてもらうようにしましょう。

「教えてくれないからやることがない」は子供の良い訳

学生時代は黙って座っていれば勉強を教えてもらえました。しかし社会人となればそうはいきません。昔気質の職人さんのように「仕事は教えるものではなく見て覚えるもの」などと極端なことは言いませんが、やはり仕事は教えてくれるのをひたすら待っているだけでは覚えられません。

自己アピール要素も含まれますが、「早く仕事を覚えたい」という姿勢を前面に出して質問したり、「何をやっているのですか?」「お手伝いさせてください」と積極的に声をかけることも必要なことです。実際のところ、人に教えるのは覚えるより難しいのですが、積極的な態度の新入社員には先輩もよろこんで仕事を教えてくれることでしょう。「教えてくれないからやることがない」という考え方では、社会人として通用しません。

暇でやることがなくてもあせらずに

ここまで少し厳しいことも書きましたが、新入社員は周りをよく見てコミュニケーションを取りながらあせらず仕事を覚えていけば良いのです。最初は周りの手伝いから、徐々に一人前の仕事を任されるように、がんばっていきましょう。

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