FAXを送る時の6つの基本マナー【送信状の正しい書き方つき】

FAXを送る時の6つの基本マナー【送信状の正しい書き方つき】
  • FAXを使用したことがなくマナーが分からない!
  • FAXを送り間違えて上司や取引先に怒られた経験がある!
  • FAXの送信状の書き方を理解したい!

こんな悩みを持っているビジネスマンの皆さんに向けて、FAXを送るときの基本マナーと送信状の書き方をお伝えします。ビジネスメール同様、FAXを送るときは気をつけないといけないポイントがたくさんあります。ミスすると取引先のお客様に迷惑をかけてしまうので、慎重かつ的確に使用しなければなりません。

ここでは、社会人が覚えておくべきFAXのマナーについてご紹介するので参考にしてくださいね。

FAXのやりとりにおけるビジネスマナー

FAXのやりとりにおけるビジネスマナー

(1)FAXを送信する旨の連絡を事前に入れておく

最近は、受信したFAXのうち、必要なものだけ紙に出力する設定になっているFAX機器もあります。しかし、それではFAXを送られたことに相手が気付かない可能性も。また、先方の会社で他の担当者がFAXを使用している場合、邪魔になってしまいます。FAXを送るときは、相手に電話で了承を得てから送りましょう。

伝えるときは「今からFAXをお送りしてもよろしいでしょうか。用件は〇〇〇〇、枚数は〇枚です」と簡潔に伝えるだけでOK。ポイントはFAX送信の許可を得ること、FAXを送る目的、枚数の通知の3点です。

(2)FAXする際、必ず送信状をつける

郵送で書類を送るとき同様、FAXを送信するときは送信状を添付するのがマナーです。送信状を送る目的は、必要な情報を正確に届けるため。送信状には以下の5つの項目を忘れず明記しましょう。

  • 宛名:相手の会社の担当者に資料を届けるため
  • 差出人:文書の送り主を明らかにするため
  • 送信日時:FAXの送信日時を明らかにするため
  • 送信枚数:送信した枚数がちゃんと届いたかを確認するため
  • 用件:送信した書類の対応を伝えるため

不特定多数の人間が働く職場では、複合機の前を通りかかった人がFAXの受信に気付いて手に取り、宛名に書かれた担当者に渡すのが一般的。その時、社内の誰に、どんな用件で送られてきたかがわからないと、場合によっては書類が手元に届くまでに時間を要したり、そのまま破棄される恐れもあります。必ずFAXには送信状をつけて送りましょう。

(3)個人情報や機密情報はFAXで送らない

FAXは、書類を見て欲しい相手が直接受け取るとは限りません。送りたい人が外出したり席を外している場合は、社内の多くの人の目に触れる可能性があります。そのため、機密文書や個人情報が文面に記載されているような場合は、FAXではなく直接手渡すか、ビジネスメールで送信しましょう。公開されても問題のない文書を送る場合のみ利用すべきです。

(4)FAXで送信する文書にはページ番号をふる

送信状に文書の枚数を明記するだけでなく、それぞれの文書にもページ番号を入れましょう。例えば、全ページ数が4枚の場合、一枚目(FAX送信状)に「1/4」、二枚目に「2/4」、3枚目に「3/4」…といった書き方をするのがマナー。そうすることによって、相手は受信中、全部で何枚あるのか分かるため、親切です。

(5)大量に文書を送るとき、FAXでの送信は避けよう

FAXを送信する場合、用紙は受信する側の負担となります。そのため、10ページ以上の文書を送信するときは、メールや郵送の手段を用いるのがマナー。

また、先方の会社の他の担当者もFAXで送信や受信のやり取りをしているかもしれません。大量に送信するときは、先方にFAX送信の許可を得ることはもちろん、他の担当者もFAXを使用していないか確認しましょう。

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