部下のミスが原因で始末書を書くときの注意点

始末書と言えば仕事でミスをした時などの書く物であり、出来ることなら書かなくていいように過ごしたいものです。しかし自分が部下を持つ立場であれば、自分のミスだけに関わらず部下のミスが原因で始末書を書く必要性にかられることもあります。自分のミスだけでなく、部下のミスによる始末書を書く場合、上司である自分の立場を踏まえた書き方が求められます。そこでここでは部下のミスが原因で始末書を書くときの注意点につて説明しておきたいと思います。どんな点に注意する必要があるのか、しっかりと理解しておきましょう。

部下のミス原因での始末書、5つの注意点

部下のミスが原因で始末書を書くときの注意点は、大きく5つに分けることが出来ます。始末書はこのポイントを押さえて書くことが求められますので、十分に理解出来ていない人はここでしっかりと確認しておいて下さい。

1:部下の非を前面に出してしまう

部下のミスによる始末書は、上司である自分の管理不履行をお詫びする内容であることも求められます。その為、部下のせいであることを前面に出した文面になってしまってはいけません。部下の責任であったとしても、上司である自分が管理しきれなかったことが原因となったことを素直にお詫びする文面であることが求められます。

2:言い訳をしない

部下のせいにしないことと同様に、始末書ではミスに対して言い訳をしないことが求められます。始末書はことの顛末を詳細に記す必要はありませんが、ミスに対する原因と、迷惑をかけてしまったことのお詫びを述べる文面である必要があります。ミスには何らかの要因があったとしても始末書ではまず言い訳などをせず、素直にお詫びする文面を作成します。

3:始末書の本来の目的を間違えない

始末書と混同しがちなのが、顛末書や反省文です。始末書本来の目的を間違えないようにして、必要なことを書くことが求められます。始末書とは自らのミスや部下のミスなどを反省し、二度と同じ過ちを犯さないように約束することを記す文書となります。ことの顛末の詳細を記すのは顛末書となり、混同してしまいがちな人も多いのですが、目的を間違えないようにしましょう。

4:部下に書かせない

部下のミスが原因となり上司である自分にも始末書を作成する必要がでてきたとしても、やはり始末書は自分自身で書く必要があります。例えば部下に書かせた文書に自分の署名や捺印をして、上司である自分が作成したように見せかけたりしないことです。部下が書いたと分からないように最終的にチェックするとしても、万が一文書にミスがあったりするとさらなる迷惑や恥をかくことになってしまいます。間違ってもこのようなことはしないようにして下さい。

書き方などはしっかりと理解しておくこと

部下を管理することは上司の仕事であり、ミスをした時にカバーをしたり始末書を作成したりするのもまた上司の仕事です。まずはこのことをしっかりと理解して、責任を持つ立場として業務に取り組むことが大切です。自分もそうであったように、部下はミスをしたことで同様したり落ち込んだりしているでしょう。そんな時でも始末書を書くことも仕事であり、そうした側面で指導することもまた上司の仕事であると言えます。上司として求められるのは、部下がミスをしないように指導することはもちろん、ミスをした時にはどう対処するのかを指導することです。ミスをした時にでも得意先への迷惑も最低限に抑え、迅速に対応することも出来る上司に求められる仕事です。

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